O cenário de pandemia da covid-19 tem trazido grandes desafios para as empresas, mesmo aquelas já consolidadas no mercado e que tinham nas relações presenciais com clientes seu modelo de negócio.

A necessidade de isolamento social da população acelerou o cenário de transformação digital nos mais diversos segmentos da economia e investir na área digital se tornou indispensável para driblar a crise e dar conta das demandas surgidas nestes novos tempos. “A adoção do modelo virtual não é mais uma tendência e sim uma realidade que se tornou obrigatória com a pandemia”, relata João Barguil, professor de tecnologia da faculdade de empreendedorismo Link School of Business.

Um estudo feito pela IBM com mais de 3.800 executivos de 20 países, incluindo o Brasil, e 22 setores diferentes, revelou que quase seis em cada dez empresas aceleraram projetos de digitalização devido à pandemia.

Porém, muitos estabelecimentos não estavam preparados para a adesão ao online – por falta de estrutura tecnológica ou sistemas sem conectividade, por exemplo. Para Marisa Nannini, diretora de educação corporativa do UOL EdTech, mesmo empresas que planejavam a virada para o digital, foram pegas de surpresa. “De uma hora para a outra muitas empresas se viram desafiadas a mudar o modelo de negócios”, diz a diretora.

A seguir, veja dicas dos especialistas para promover a digitalização da sua empresa com sucesso.

1. Ainda que seu produto seja físico, invista no digital.

Qualquer empresa hoje precisa apostar no digital. “Mesmo quando a convivência social sem restrições for possível, é esperado que as empresas saibam trabalhar digitalmente, e as que não se adaptarem ficarão para trás”,diz Barguil.

2. Adote ferramentas de gestão de trabalho remoto para todas a equipe.

Atualmente, existem vários softwares que permitem gerenciar a produtividade da equipe, como “Microsoft Teams” e “Monday”, e que colocam todos os colaboradores na mesma página, dividindo e acompanhando o avanço das tarefas do time. Para o professor, não se deve esperar ter uma equipe grande para estabelecer esses processos, pois quando isso acontece logo no início da empresa torna-se parte da cultura organizacional, mitigando ruídos na hora de aumentar o número de colaboradores.

3. Ofereça serviços que possam ser executados remotamente.

Durante a pandemia, muitas empresas tiveram dificuldades para adaptar sua prestação de serviços a distância, algumas vezes, pelo simples fato do cliente ter o hábito do serviço ser prestado por meio da presença física. Com as mudanças impostas em 2020, as pessoas já se acostumaram com esse novo formato e novas oportunidades de negócios estão surgindo, portanto, é fundamental que a empresa acompanhe tais modificações.

4. Tenha em mente que a comunicação é a base de qualquer negócio.

Toda empresa que zela pela qualidade do serviço ou produto ofertado, precisa desenvolver um bom canal de comunicação com o cliente, que deixe claro quais são os serviços disponíveis e possibilite acesso rápido a quem possa resolver possíveis problemas, seja pelas redes sociais, canais digitais de SAC e afins. Essa é uma maneira de aproximar o consumidor da marca e cativá-lo.

5. Escolha os aplicativos de comunicação mais apropriados para uso da equipe.

Com o aumento da prática do home office e a distância entre gestores e colaboradores, garantir uma comunicação eficiente entre a equipe é essencial. Para tanto, é preciso escolher os softwares de gerenciamento de times e colaboração online que melhor se atendam às demandas do time. O professor lembra que ferramentas de comunicação síncronas – que permitem o contato imediato entre emissor e receptor – e assíncronas – quando o emissor envia a mensagem mas não necessariamente o receptor irá vê-la imediatamente – são essenciais nesse processo. Ele dá como exemplo, programas de gerenciamento de times e colaboração online como “Discord” e “Slack” que oferecem chats de texto, organizados por temas e que permitem determinar quem pode acessar as “salas”. “Algumas empresas estão usando muito o “WhatsApp”, mas ele não é o ideal. O melhor é separar a vida pessoal da profissional. E nesse caso as mensagens dos grupos de família e amigos, por exemplo, ficam lado a lado com as de trabalho, o que pode desconcentrar e atrapalhar a produtividade”, explica Barguil. Da mesma forma, receber mensagens dos colegas de trabalho fora do horário de expediente, faz com que as pessoas sintam que estão trabalhando mais do que deveriam e isso acaba sendo extremamente prejudicial para a saúde mental do colaborador, complementa o professor.

6. Promova reuniões rápidas e regulares com os colaboradores.

“Reuniões diárias rápidas, de até dez minutos e times de até cinco pessoas, ajudam colaboradores que eventualmente possam precisar de ajuda e faz com que líderes acompanhem de perto a evolução do trabalho e engajamento da equipe”, orienta Barguil.

7. Incentive cursos e treinamentos a distância para o time.

A forma como as empresas operam mudou e isso impacta diretamente na necessidade de aquisição de novas habilidades pelos colaboradores para lidar com todas essas transformações. Marisa Nannini explica que as empresas sentiram a necessidade de pensar na requalificação de seus times e principalmente em novas formas de oferecer essa formação dentro do modelo digital. A palestrante e facilitadora de workshops, Maria Augusta Orofino, conta que a procura pela formação online aumentou muito e há diversos benefícios nesse formato. “Agora as empresas não precisam mais gastar com o deslocamento de colaboradores para aplicar um workshop ou um treinamento, além disso, com o online, todo o conteúdo fica gravado, ou seja, os alunos podem ter acesso àquela informação depois, coisa que se perdia no presencial”, explica.

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