Como gerenciar a parte financeira de uma empresa

Muitas vezes, o empreendedor se sente como um malabarista que precisa girar vários pratos no ar, equilibrando os diferentes interesses – de sócios, clientes e funcionários, por exemplo – buscando satisfazer todo mundo. É uma tarefa desafiadora, mas com um pouco de habilidade, organização e, sobretudo, uma certa dose de tecnologia, tudo pode ser mais simples. Algumas ferramentas ou sistemas de software podem facilitar, e muito, o gerenciamento e o planejamento financeiro das pequenas e médias empresas.

Esses recursos permitem gerenciar contas, a folha de pagamento e os orçamentos, além de criar relatórios financeiros e processar pagamentos, entre outras tarefas, facilitando a organização da área de finanças.

De acordo com o Sebrae, uma boa gestão financeira permite ao administrador conhecer a atual situação da empresa, a partir de indicadores econômicos. Desta forma, ele obtém dados consistentes para a projeção de cenários, com o objetivo de manter os ganhos e honrar os compromissos assumidos.

Por que adotar uma ferramenta de gestão financeira

Uma pesquisa da IDG Research Services, realizada em 2015, com empresas de pequeno e médio porte dos Estados Unidos, mostra que os negócios que utilizam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido que os que não adotam tecnologias como essa. O levantamento indica que a produtividade também apresenta melhora: a alta é de 10% entre as companhias que fazem uso da solução.

Para Mauricio Godoi, economista e professor da Saint Paul School, em São Paulo, um dos recursos indispensáveis nessas ferramentas é o que permite o controle de fluxo de caixa. “Por meio dele, é possível saber de todos ingressos e também das despesas, permitindo fazer o gerenciamento correto das contas”, afirma Godoi.

A Endeavor, organização sem fins lucrativos que apoia empreendedores, indica que um programa financeiro para pequenas empresas deve ajudar a controlar todas as despesas, ativos, vendas e compras. Além disso, precisa dar clareza e visibilidade aos processos de negócios financeiros, com relatórios que facilitem a resolução de problemas atuais e futuros.

O professor Maurício Godoi aponta alguns caminhos para ajudar na escolha da melhor ferramenta para a gestão das finanças.

Dicas para escolher o melhor programa de gestão financeira para a sua empresa

1 – Faça um raio-x da situação da empresa – Antes de definir a melhor planilha, seja ela de Excel, seja um software gratuito ou pago, o empreendedor precisa colocar na ponta do lápis, quais as contas que precisa pagar. Desta forma, saberá qual o grau de complexidade do próprio negócio e terá informações para se decidir pela melhor ferramenta.

2 –Saiba o que está procurando – Mesmo levando em conta o perfil do próprio negócio, o empreendedor deve escolher uma ferramenta de gerenciamento financeiro que tenha recursos para acompanhar aspectos como:

• Ordem de compra;
• Processamento de faturas;
• Gestão de ativos;
• Aprovação de orçamento;
• Folha de pagamento;
• Gerenciamento de despesas;
• Relatórios avançados e cumprimento da lei fiscal.

3 – Lembre-se da segurança. O acesso irrestrito pode colocar os dados financeiros, informações estratégicas e sigilosas em risco. Por outro lado, limitar demais o uso do programa pode dificultar o trabalho da equipe. O indicado é optar por um gerenciador com funções que libere as informações com filtros para limitar com controle de acesso a determinados dados. Um funcionário que trabalha com gerenciamento de despesas, por exemplo, poderá acessar as informações de acordo com a função e o cargo que exerce.

4 – Pense no futuro. A ferramenta de gestão financeira precisa crescer junto com o negócio, pronta para acomodar as necessidades que poderão vir a surgir com o passar do tempo. Quando as possibilidades do software são superadas, os gargalos formados podem afetar diretamente a eficiência. Opte por soluções de software que se adiantem às necessidades que o negócio possa vir a ter. Por isso, a dica é: antes de escolher um modelo, faça um teste para ter certeza que ele atende às necessidades do seu negócio. A maioria das empresas fornecedoras de soluções de tecnologia costuma oferecer um período gratuito de “degustação”, uma espécie de test-drive do produto, para conquistar o possível cliente. Utilize essa possibilidade e garanta que o software vai realmente atender às suas demandas – hoje e no futuro.

Para concluir, quando a tecnologia é usada de forma correta e a favor da empresa, ela se torna um investimento que pode contribuir para a maior lucratividade, fidelização de clientes e melhora nos processos e resultados. Já pensou no assunto?

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