Como adaptar a frota às mudanças impostas pelo coronavírus

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Implantar medidas para minimizar as formas de contágio do novo coronavírus se tornou obrigatório em qualquer empresa e nas de gestão de frotas não é diferente. Motoristas e colaboradores que utilizam os veículos devem ser orientados a tomar uma série de cuidados para garantir a sua segurança e a dos fornecedores e ou clientes com quem eles mantêm contato. Se a princípio as ações eram feitas meio de improviso, hoje já devem estar mais padronizadas, visto que lidar com esse vírus fará parte do gerenciamento diário da frota daqui em diante. Por isso, vamos abordar aqui nesse artigo maneiras de como adaptar a frota às mudanças impostas pelo coronavírus.

“Cabe a cada empresa divulgar internamente a necessidade do funcionário cumprir requisitos. Também fornecer a ele todo o material para que possa atender de forma padronizada os seus clientes”, afirma Laércio Rodrigues, diretor da J. L. Rodrigues, que presta treinamento e consultoria em gestão de frota. Dessa forma, diz ele, a empresa transmite segurança e seriedade no tratamento dessa pandemia e nas reais implicações do novo coronavírus ao processo atual de transportes.

Raphael Muller, especialista de frotas a serviço da Zoetis, companhia da área de saúde animal, lembra que o gestor da frota é responsável pela segurança de seus condutores. “Esse é um momento em que não se deve deixar esse propósito de lado, pois os condutores precisam muito das orientações e da expertise do gestor para manter toda a equipe em segurança, desde a hora em ela que sai de casa até a hora em que volta”, declara Muller.

Outro aspecto de bastante peso neste momento diz respeito à questão financeira da empresa. A suspensão ou redução do uso das frotas, devido à paralisação de atividades econômicas não essenciais, impactou demais nos negócios e é preciso ter flexibilidade nas negociações. “O acordo deve ser feito cliente a cliente, pois cada caso é diferente”, ressalta Jaume Verge, vice-Presidente executivo da Associação Internacional de Administradores de Frotas e Mobilidade (Aiafa). Ele sugere, por exemplo, o atraso ou suspensão na cobrança de mensalidades do contrato, se o veículo ficou parado, ou mesmo, a prorrogação no contrato do número de meses em que o veículo ficou parado.

Dicas práticas para adaptar a frota às mudanças

Com a ajuda dos três especialistas mencionados, destacamos a seguir os principais pontos que o gestor de frotas deve observar para garantir a segurança e a saúde de todos os envolvidos na prestação de serviços. Confira.

Orientação e conscientização da equipeA esta altura da pandemia, a conscientização de motoristas e colaboradores que atuam nas frotas já deve ter sido feita. Mas é sempre importante reforçá-la para garantir a saúde não só da equipe mas também dos clientes e fornecedores com quem a frota interage. Isso pode ser feito por meio de cartazes impressos espalhados nas áreas de trabalho frequentadas pelos colaboradores, via mensagem eletrônica, nos aplicativos de uso da frota e pelas formas normalmente usadas pela empresa para se comunicar com os seus funcionários. Itens como água, sabão, máscara, álcool gel 70%, papeis descartáveis e sacolas para o lixo devem ser disponibilizadas aos condutores e fazer parte do seu equipamento de rotina.
Higienização do veículo

As principais áreas de contato do condutor com o veículo precisam passar por limpeza regularmente, antes de começar a rodar com o carro e após o encontro com terceiros. Se o mesmo veículo é usado por mais de um condutor, a limpeza deve ser feita sempre antes de passar o veículo ao colega de trabalho. Garantir a ventilação do carro, deixando as janelas sempre abertas, é importante para aumentar o fluxo de ar. No caso de uso de aplicativos de gestão de frota, avaliar a possibilidade de incluir no mesmo uma ficha que permita o registro da higienização do veículo com detalhes como o nome do condutor, o horário e o dia da limpeza.

Check list da higienização do veículo

Confira as áreas onde passar o álcool-gel a 60% ou 70%, preferencialmente, com papel-toalha descartável, que deve ser recolhido em um saco de resíduos após o uso.

Maçanetas externa e interna das portas
Botões do vidro elétrico do carro ou manivela
Travas das portas
Volante e comandos de buzina e iluminação do veículo
Haste de seta e limpador pára-brisa
Ignição da chave e a própria chave
Painel do rádio
Porta-luvas
Cambio de marcha
Freio de mão
Cinto de segurança
Ponto de trava do cinto de segurança
Assentos
Tampa do tanque de combustível, antes e após o abastecimento
Porta-malas no local onde se abre a porta

A Associação Espanhola de Gestores de Frotas e Mobilidade (Aegfa) produziu um vídeo ressaltando estas orientações sobre a higienização da frota (em espanhol):

Medidas de higienização do local de trabalho e distanciamento entre a equipe

O gestor da frota pode pensar em alternativas para diminuir ao máximo o contato entre a equipe e com terceiros. Formas de evitar a aglomeração de colaboradores na chegada ao trabalho e na partida também devem ser consideradas:

Divulgar orientações para uso de máscara, lavagem de mãos frequente e manutenção do distanciamento dos colegas nas fábricas, centros de distribuição, garagem, salas de descanso ou qualquer outro lugar de uso comum na empresa.
Dividir os funcionários em grupos com horários de trabalho diferentes, para que não se encontrem.
Higienizar as áreas comuns, como recepção, sala de reunião, banheiro, cantina e cozinha, diariamente, mais de uma vez por dia.
Procurar manter sempre a mesma dupla de motorista e colaborador para diminuir o contato entre a equipe nos trabalhos que exigem duas pessoas por veículos.
Se possível, evitar que o veiculo seja compartilhado – o mesmo condutor deve usar sempre o mesmo veículo.
Realizar o reabastecimento individual ou sem contato, sempre que viável.
Avaliar a possibilidade de mudar os horários de coleta das mercadorias e carregamento dos veículos, a depender do serviço prestado.

Distanciamento nas entregas

Algumas empresas, principalmente as que trabalham para o cliente final, têm adotado um sistema de entrega a distância durante a pandemia que consiste em deixar a encomenda na entrada da casa, prédio ou local solicitado e se afastar para que só então o cliente retire o produto. A confirmação de entrega e recebimento pode ser feita por meio do uso de documento eletrônico ou mesmo fotografias tiradas a distância – evitando assim o contato físico entre os envolvidos. Se o uso de papel não puder ser evitado, reforçar os procedimentos adotados para permitir a troca segura de cópias em papel.

Para entregas distantes, envolvendo trajetos em rodovias, uma boa alternativa para evitar o manuseio de dinheiro e o contato físico, é utilizar tags para pagamento automático de pedágios, como as da Veloe.

Negociações de preços e prazos
A pandemia atingiu a todos, uns mais, outros menos, portanto, mostrar-se disposto a fazer acordos é fundamental neste momento. Aspectos que podem ser alvo de negociação:

Contratos feitos com fornecedores;
Pacote de serviços de manutenção do veículo;
Seguro do veículo;
Contrato do veículo – tentar, por exemplo, uma prorrogação do prazo ou redução no tipo de serviço incluso e, logo, no valor cobrado;
Para frotas alugadas, vale tentar reduzir o valor do aluguel já que é bem possível que não se tenha atingido a média de quilometragem estimada no contrato.

Já se o veículo ficou parado, vale pensar em alternativas como:

Atrasar a cobrança de mensalidades do contrato do veículo;
Prorrogar o contrato pelos meses que o veículo ficou sem rodar;
negociar o preço da mensalidade, já que, se ele ficou sem uso, teve um desgaste menor;
Renegociar a quilometragem prevista;
Renegociar preço para aumentar o valor cobrado ou mesmo encurtar o contrato devido ao maior uso, no caso de frotas utilizadas para ambulâncias e outros serviços essenciais, deliveries de restaurantes e sites de e-commerce, por exemplo.

“Estabelecer boas relações com os fornecedores e clientes agora para que eles possam se manter no futuro é essencial”, acredita Muller. Ele diz que de nada adianta cancelar todos os pacotes e depois ter que negociar tudo de novo, o que pode levar a uma perda de tempo e de qualidade no serviço ofertado, e ainda colocar em risco funcionários e condutores. “Tem que tentar entender os dois lados, estamos todos envolvidos no mesmo problema”, complementa o especialista de frotas.

Para Rodrigues, se a empresa tem folego financeiro, ela deve repassar esse fôlego para o cliente ou fornecedor. “Isso é uma forma de criar fidelização mostrando que a empresa atende bem, tanto na hora que está tudo bem, quanto em uma situação difícil como esta”, explica. Ele diz que isso gera no cliente um sentimento de parceria. “É um cliente que vai defender a sua bandeira”. Já se a empresa não tem como pagar, ela deve tentar chegar a um acordo que seja razoável para todos. “Não adianta puxar a sardinha para o seu lado, porque a economia não vai rodar e aí não haverá faturamento para ninguém, é preciso haver transparência de ambas as partes”, finaliza Rodrigues.

Fontes: Guia do governo do Reino Unido: Working safely during coronavírus
(Covid-19), Trabalhando com segurança durante o coronavírus (COVID-19) e Associação Espanhola de Gestores de Frota e Mobilidade (Aegfa)