Como garantir um home office produtivo

Desde o início da pandemia, a maioria das empresas cujo tipo de negócio permite confinamento, passou a adotar o home office para assegurar que seus colaboradores possam trabalhar seguros dentro casa.

Mas apesar dos atrativos de trabalhar de casa, como maior flexibilidade de horários e a comodidade de não ter de se deslocar até o serviço, essa modalidade exige também muita disciplina para garantir que o dia seja produtivo.

Para muitas pessoas, pode ser um desafio ter de conciliar o trabalho com as demandas domésticas, a família e outras distrações presentes em casa.

“Determinar uma rotina clara, com horários bem definidos para cada atividade, é fundamental, pois é assim que o cérebro compreende que existe um padrão a ser seguido e libera os hormônios adequados para cada momento específico, seja trabalho ou seja relaxamento”, explica Arthur Shinyashiki, CEO do Instituto Gente e palestrante especializado em desenvolvimento profissional e em negócios.

A seguir, veja sugestões dadas pelos especialistas para melhorar a  produtividade no home office e manter o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal.

É fundamental ter horários bem definidos para o início do trabalho, o almoço, o lanche e o término do serviço. Claro que exceções podem ocorrer devido a reuniões, por exemplo, mas no geral é preciso respeitar a programação. Para quem posterga ao máximo o início das atividades, vale criar rituais que deixem claro o horário de “entrada” no serviço. Tomar um banho, vestir as mesmas roupas usadas para ir ao escritório e ouvir música são exemplos de ações que podem sinalizar a hora de começar a produzir. Essa definição de horários também ajuda os “workaholics”, pessoas “viciadas” em trabalhar, a saber quando é o momento de encerrar as atividades laborais. Para estes, Shinyashiki recomenda práticas como fechar as abas do computador e arrumar a mesa de trabalho como modo de demarcar o fim do dia.

Mais do que prestar atenção nas ações que precisam ser realizadas no dia, como mexer na planilha ou organizar pensamentos, é necessário ter muito claro mentalmente quais são as soluções finais que necessitam ser obtidas, explica Arthur. Ele diz que a pessoa tem de estar totalmente comprometida em realizar esses objetivos, descansando apenas quando alcançá-los. “Isso fará com que você queira terminar a tarefa o mais rápido possível e assim conseguir um tempo livre para atividades de relaxamento, como assistir a um filme ou brincar com os filhos”, diz. Um modo eficaz de cumprir estas metas é por meio de mini “sprints”, isto é, períodos variando entre 15 minutos e 45 minutos em que a pessoa mantem 100% do seu foco na tarefa a ser executada.

Em momentos de crise como o que estamos vivendo, nos quais o trabalho em casa traz uma série de limitações, é mais produtivo centralizar o foco em poucas ações, invariavelmente naquelas que projetamos melhores resultados. A pandemia trouxe uma nova realidade a muitos profissionais, que trabalhando em casa precisam dividir sua atenção com outras tarefas. “É preciso ter noção dessa situação específica e agir de acordo com ela”, argumenta o CEO. Assim, é essencial saber quais objetivos podem ser relegados a segundo plano e quais são imprescindíveis de serem realizados.

“Se reunidos em um escritório os profissionais não se comunicavam direito, agora, isolados, cada um em sua casa, as coisas ficaram ainda mais difíceis”, diz Shinyashiki. Ele sugere o uso de aplicativos como um gerenciador de tarefas para acompanhar as diferentes áreas da empresa, as atividades de cada membro da equipe e os resultados que serão obtidos ao final do dia e da semana.

Para a comunicação entre colaboradores, a orientação é evitar aplicativos usados para outros fins, evitando assim dividir a atenção com conversas de amigos e familiares. Ferramentas que possibilitam a execução de reuniões para estabelecer metas diárias e semanais também são de grande auxílio no sentido de melhorar a performance no trabalho. Além disso, manter-se conectado é importante em âmbito pessoal. “Não se esqueça: somo seres sociais e precisamos do contato com outras pessoas para nos mantermos saudáveis”, afirma o executivo.

O espaço, os móveis, os materiais, a iluminação – natural, de preferência , os ruídos, a conexão com a internet – tudo isso tem que ser muito bem controlado. “Crie seu espaço e faça dele o melhor possível, assim você terá disposição para entrar em ação todos os dias, com uma estação de trabalho do jeito que você gosta”, orienta Mari Clei. Cadeiras desconfortáveis, espaços escuros ou muito barulhentos, por exemplo, podem afetar o trabalho. “O local deve ter uma boa entrada de luz do sol, o que ajuda na produção de neuro-hormônios responsáveis por manter a pessoa disposta e focada” – relata Arthur.

Ao adotar o home office, muita gente teve um aumento na carga de trabalho, visto que assumiu também as tarefas domésticas, as quais nem todos faziam antes da pandemia. Além disso, as reuniões virtuais se tornaram mais frequentes e o tempo em frente às telas de celular e do computador cresceu muito. “Essas imagens em telas tendem a consumir mais da nossa energia para que consigamos interpretar corretamente tudo que acontece relacionado à reunião. Ao contrário, nos encontros pessoais, há muitos estímulos que facilitam toda esta comunicação, gerando menos estresse e gastando menos da nossa energia”, explica Mari Clei.

Ela diz que muitas vezes, sem perceber, deixamos o rosto tenso ou franzimos a testa durante as reuniões virtuais, o que pode até gerar dor de cabeça. “Para amenizar essa fadiga mental vale tentar reduzir a quantidade de imagens e aumentar a quantidade de textos e áudios, se possível. Isso já diminuiria o trabalho do cérebro, evitando parte desse cansaço e esforço exagerado”, acrescenta a especialista.

Para manutenção da saúde e da disposição, é importante realizar alguma atividade física para movimentar o corpo e mesmo desestressar. Podem ser feitos desde treinos curtos em casa, de meia hora, por exemplo, a caminhadas ou corridas pelos quarteirões do bairro.