A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor, mas ainda gera dúvidas entre as empresas e, principalmente, os profissionais de Recursos Humanos. Considerando que as punições previstas na Lei para quem desrespeitar suas regras começam a valer em agosto deste ano, adequar-se às novas exigências é cada vez mais urgente.

Adaptações necessárias nas rotinas de RH

Por lidar com diversos dados pessoais, tanto dos candidatos a vagas de emprego na empresa quanto dos colaboradores, a equipe de RH precisa fazer diversas adaptações em suas rotinas e processos. Isso inclui uma revisão na forma como os dados são armazenados e usados.

Como a LGPD determina que sejam coletadas apenas as informações realmente fundamentais para as atividades da empresa, um primeiro passo para se adequar consiste em revisar quais são os dados solicitados aos candidatos durante o processo de recrutamento e seleção. Avalie se eles são necessários ou se há perguntas que podem deixar de serem feitas. Dados que não estejam ligados diretamente com o objetivo de contratar novos profissionais, como gênero ou estado civil, por exemplo, não precisam ser coletados no processo.

Já em relação aos colaboradores atuais da empresa é necessário estar atento com informações sensíveis, como dados de atestados médicos ou plano de saúde. Os colaboradores deverão ser informados sobre as razões de a companhia precisar desses dados e sobre quem terá acesso a essas informações, como, por exemplo, a administradora de benefícios como o seguro saúde.

Parceira com TI, adoção de treinamentos e atenção aos contratos

Nesse processo, porém, é fundamental que o RH trabalhe junto com a equipe de TI para garantir que os softwares usados no armazenamento das informações sejam seguros, com bons mecanismos de proteção, como senhas e criptografia, que reduzam os riscos de vazamentos. Além disso, também será necessário elaborar e revisar as políticas internas da empresa, para definir quais os setores e profissionais que poderão ter acesso a dados de candidatos e colaboradores.

Outro passo essencial é a realização de um treinamento sobre LGPD com aqueles que lidam com os dados das pessoas na empresa. É preciso que todos os colaboradores envolvidos saibam as exigências da Lei, sua importância, seus impactos e quais as rotinas que devem adotar para garantir o respeito à proteção de dados pessoais.

O trabalho de adaptação, porém, não acaba aí. O fim do contrato com um colaborador também demanda atenção dos gestores. O ex-colaborador pode revogar seu consentimento ao uso de seus dados pessoais pela empresa, que, no entanto, deverá avaliar quais os dados podem ser eliminados e quais devem ser mantidos, tendo em vista as exigências da legislação trabalhista e previdenciária.

Faltando pouco tempo para a entrada em vigor das penalidades previstas na LGPD, adotar medidas para se adequar à Lei é cada vez mais importante, já que uma infração pode representar desde uma advertência até uma multa de 2% do faturamento da empresa.

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