Fazer a gestão de estoque da sua empresa parece uma “missão impossível”? Saiba que um método infalível de gerenciar esse setor tão sensível para os seus negócios é montar uma planilha de controle de estoque.
Acompanhe esse conteúdo que o Blog da Alelo preparou para você montar uma planilha e deixar o estoque do seu estabelecimento comercial mais organizado e eficiente. Vem com a gente!
Por que preciso ter um controle de estoque?
O controle de estoque tem papel fundamental para o sucesso dos negócios. São as mercadorias vendidas que vão trazer o retorno do investimento e manter a saúde financeira da empresa.
Com o controle de estoque, você fica informado, em detalhes, sobre o volume de mercadorias à venda nas prateleiras e armazenadas no depósito. Isso facilita a estratégia para a gestão de compra.
Esse gerenciamento abre a possibilidade de negociar os preços dos produtos com os fornecedores e de reduzir compras desnecessárias.
Outro ponto positivo do controle de estoque é evitar o desabastecimento dos artigos com maior saída. Ficar sem esses produtos mais buscados pelos clientes pode causar sérios danos à imagem da empresa.
Afinal, se o consumidor não encontrar o que quer na sua empresa, ele irá rapidinho comprar em seu concorrente.
O que precisa ter no controle de estoque?
Para começar, realize um inventário do estoque, que nada mais é do que fazer uma lista com os itens armazenados.
E é aí que entra a planilha de controle de estoque, com a contagem desse material e o registro do fluxo de entrada e saída de cada produto, com data e hora.
Outras informações necessárias são:
- o código e a descrição do produto;
- o estoque mínimo;
- o lugar de acomodação do produto no almoxarifado;
- o custo médio de despesa com cada item;
- o valor de custo e o atual valor em estoque.
O inventário de estoque deve ser feito em períodos, e refeito sempre que houver dúvidas sobre a precisão das informações abordadas na planilha.
Fique ligado a alguns sinais, já que eles apontam o momento de fazer um novo inventário: o extravio frequente de produtos, o excesso de mercadorias encalhadas, compras feitas de modo incorreto e o atraso nas entregas.
Qual a melhor planilha de controle de estoque?
A melhor planilha de controle de estoque é aquela que atende as suas necessidades, que não é complicada e que oferece recursos atualizados.
O editor de planilhas do Excel é o mais utilizado, pois está em todos os computadores do mundo por fazer parte do Microsoft Word. Ele também pode ser editado pelos usuários do Google Drive.
Como fazer uma planilha para controle de estoque no Excel
À primeira vista, as várias linhas e colunas da tabela podem parecer um grande labirinto, mas é mais fácil do que parece.
Uma dica é baixar uma planilha de controle de estoque já pronta, que você pode encontrar facilmente na internet, ou melhor, no próprio excel.
Para abrir um novo documento, após acessar o Excel instalado no seu computador, siga os seguintes passos:
- Crie uma nova planilha: clique em “Arquivo” e em seguida no ícone “Novo”. Uma série de modelos vão aparecer;
- Campo de busca: vá até a barra de busca e digite a palavra “Estoque”. Agora é só escolher a opção de modelo que mais te interessa e clicar nela;
- Clique no botão “Criar” assim que escolher o modelo que quer usar, salve com um nome e comece a usar suas funcionalidades;
- Preencha a planilha: retire o conteúdo escrito e adicione as suas próprias informações. Ao terminar, lembre-se de salvar.
Usar as planilhas prontas é o mais indicado no início, mas você também pode criar o controle de forma manual. De qualquer maneira, é necessário que dentro da planilha tenham as seguintes abas:
- Entradas: nessa aba, deverá ser anotada todas as novas mercadorias compradas;
- Saídas: o local em que será anotada a mercadoria que for vendida, ou seja, retirada do estoque;
- Produtos: é nessa aba que ficará a quantidade atual de mercadorias no estoque.
Outras funcionalidades já prontas são: descrição do produto, quantidade, preço unitário, valor de estoque, nível de estoque, dias programados para fazer um novo pedido e muitos outros. Saiba mais sobre as etapas de gestão de estoque.
Como fazer uma planilha de gestão de estoque sem usar Excel
Se você não está muito familiarizado com o Excel, o Sebrae tem em seu portal um vídeo com conteúdo exclusivo sobre gestão de compras e ferramentas digitais para ajudar a sua empresa.
Se você é parceiro Alelo, aqui vai uma boa notícia. Você pode utilizar os recursos da MarketUP, um sistema de gestão com funcionalidades para: compra e gestão de estoque, vendas, emissão de documentos fiscais e gestão financeira. E o melhor: é gratuito. Crie sua conta aqui no site.
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