O desgaste na produtividade dos colaboradores pode afetar o resultado final de uma empresa. E isso ninguém quer, não é mesmo?
Uma pesquisa feita pela Microsoft no primeiro semestre de 2023, com 31 mil colaboradores, que utilizam alguma ferramenta da empresa, revela que 64% dos trabalhadores alegam não ter tempo e energia para se dedicar ao trabalho. O motivo é o acúmulo de e-mails e reuniões.
Outro dado mostrado pela mesma pesquisa é que 25% dos colaboradores gastam em média 8 horas por semana lendo e escrevendo e-mails. Quando o assunto é tempo gasto em reuniões, a pesquisa mostra que se gasta em média 7 horas por semana.
Neste texto, vamos dar dicas de como melhorar a produtividade da sua equipe. Bora lá?
Desgaste na produtividade; e agora?
Ao observar queda na produtividade, o gestor deve entender quais os pontos que podem e precisam ser melhorados e colocar em prática ações para aperfeiçoar o processo de ponta a ponta.
Veja só algumas dicas!
Identificando o problema
Primeiro passo é identificar os possíveis problemas que de alguma forma desmotivam os colaboradores ou atrapalham o fluxo de trabalho.
Tempo demais com reuniões ou respondendo e-mails ou mensagens em comunicadores internos? Excesso de demanda? Falta de membros na equipe?
Não importa qual seja o problema. Uma ótima ferramenta para mapear esses entraves é conversar com cada membro do time e entender quais as dificuldades que eles estão enfrentando.
Lembrando que estes obstáculos podem estar relacionados ao trabalho em si, ou mesmo questões pessoais. Por isso, seja empático. 😉
Melhorando rotinas
Uma vez identificado quais são os gargalos que afetam a produtividade da equipe, é hora de criar uma rotina mais eficaz.
Você pode verificar, por exemplo, se a quantidade de colaboradores é suficiente para atender a atual demanda da empresa.
Uma forma de verificar isso, é controlar a quantidade de horas extras. Se esse volume está além do considerado normal, a gestão precisa rever o que pode ser feito para melhorar o fluxo e não sobrecarregar demais a equipe.
É possível também deslocar membros de um setor para outro, de modo a aproveitar melhor as habilidades que cada um tem e dar agilidade aos processos.
Cuidado com a cobrança
Manter uma equipe sob pressão o tempo todo não é saudável nem produtivo.
Tenha cuidado, pois o excesso de cobrança pode prejudicar a saúde mental e física dos colaboradores.
Criar um ambiente descontraído e estar aberto a conversar para entender os desafios de cada um, é um bom caminho para melhorar o clima na empresa.
Adequando as metas
Ao definir metas para cada departamento da empresa tenha em mente números realistas, ou seja, possíveis de serem executadas.
Quando se cria uma meta muito alta, ou inatingível no tempo proposto e com recursos escassos, isso pode gerar frustração. Quando acontece, os colaboradores podem desacreditar que são capazes de desempenhar as funções conforme as expectativas da empresa.
Descontração na firma
Os gestores podem criar ambientes ou situações informais em que envolvam os colaboradores. Isso ajuda para que todos os departamentos estejam envolvidos em um momento que não seja para discutir questões do trabalho.
Pode-se fazer uma confraternização de fim de ano, ou a cada três meses para comemorar resultados, ou ainda incentivar o happy hour entre os colaboradores.
Mais flexibilidade
Ter um sistema flexível na empresa mostra ao colaborador que a instituição se importa com o bem-estar dele(a).
Um horário mais maleável, quando possível, e a adoção do home office em alguns dias na semana, são algumas atitudes que podem ser tomadas para melhorar a produtividade de todos.
Converse com a equipe para entender o que pode ser feito para ajustar os horários, de modo a não prejudicar o resultado final.
Processos otimizados
Os gestores podem identificar processos que podem ser otimizados dentro da empresa.
Tarefas que podem ser feitas por sistemas automatizados (alo, Inteligência artificial!) contribuem para que os colaboradores tenham mais tempo para desenvolver tarefas que realmente precisam ser feitas por eles(as).
Essa identificação em cada departamento é realizada com avaliações periódicas.
Equipe unida
Quando surgem problemas dentro de uma equipe, a gestão deve estar atenta e tentar saná-los o mais breve possível.
Tente não “apontar o dedo para possíveis culpados”. Ouça todos os lados e tente chegar a uma solução mais amistosa, sem punições (quando possível).
Plano de carreira
O colaborador que entende que é possível seguir um plano de carreira e crescer dentro da instituição pode estar mais motivado do que aquele que não enxerga nenhuma chance de crescimento.
Por isso, incentive a equipe a montar um plano de desenvolvimento.
Invista na equipe
Esteja disposto a investir em treinamentos para melhorar a qualidade da equipe, independentemente do setor.
Permitir que cada colaborador compreenda que pode melhorar os conhecimentos e crescer dentro da corporação, o ajuda a chegar mais longe e atingir resultados cada vez melhores.
Importância da pausa
Manter folgas e férias em dia é garantir a saúde mental de cada membro da equipe.
Quando o colaborador entende que é possível trabalhar, mas também aproveitar um tempo livre com a família, amigos ou até mesmo sozinho, ajuda a descansar não só o corpo, mas também a mente.
O gestor que compreende que essas pausas são essenciais, contribui para uma equipe mais saudável.
Ofereça feedback
Seja para corrigir uma falha, para ensinar uma nova tarefa ou ainda para valorizar os acertos, o feedback é uma régua que ajuda o colaborador a compreender como está o desempenho dele dentro da cadeia produtiva da empresa.
Quando se entende o que se faz e a importância desse trabalho para o resultado final, a chance é que o trabalhador seja mais assertivo. E isso contribui para a diminuição da rotatividade na empresa.
Continue navegando pela Alelo e descubra mais ações que podem melhorar a produtividade de sua equipe.
