O controle de ponto serve para registrar e monitorar a quantidade de horas trabalhadas pelos funcionários em uma empresa .
Muito comum em companhias que contam com um grupo numeroso de colaboradores, essa gestão de ponto também pode ser uma aliada de primeira linha no gerenciamento dos recursos humanos das empresas de menor porte.
Mas sempre surge uma questão quando o assunto é controle de ponto: qual o modelo ideal para uma pequena empresa adotar no dia a dia?
Vamos descobrir?
O que é controle de ponto?
O controle de ponto é um sistema utilizado por empresas que permite que o gestor e a equipe do departamento de recursos humanos saibam exatamente as horas trabalhadas por cada funcionário.
Com esse mecanismo, é possível se informar sobre:
- O horário de entrada e saída de todos os colaboradores;
- Eventuais períodos de intervalo;
- Pausa durante o expediente;
- Horas extras.
Ou seja, sem o bom e velho “bater o ponto” ficaria muito complicado garantir que as horas trabalhadas pelos funcionários sejam registradas com precisão, ainda mais em empresas com uma quantidade significativa de pessoas.
Com as informações guardadas pelo sistema, é mais fácil fazer o cálculo da folha de pagamento, garantir o cumprimento das leis trabalhistas e executar uma gestão eficiente da força de trabalho.
Quando surgiu o controle de ponto?
O controle de ponto surgiu nas últimas décadas do século XIX em países onde a industrialização seguia a passos firmes, como nos Estados Unidos e na Inglaterra.
A ideia era justamente organizar questões como registros de entrada e saída e as horas trabalhadas, aumentar a produtividade e garantir que funcionários com o mesmo cargo, tarefa e salário na empresa trabalhassem a mesma quantidade de tempo.
A batida de ponto pelos trabalhadores brasileiros se tornou uma realidade a partir da década de 1940, com a elaboração e o estabelecimento da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) por parte do governo de Getúlio Vargas.
Um dos mais importantes na defesa do trabalhador, o artigo 58 fixa a jornada de trabalho em oito horas diárias e 44 horas semanais, com possibilidade de horas extras mediante remuneração adicional. O ponto seria a “testemunha” do cumprimento da lei.
Por que fazer o controle de ponto?
A necessidade de fazer o controle de ponto vem do fato de que cada colaborador tem uma jornada de trabalho estabelecida pelo departamento de RH da empresa por meio do contrato.
Sem as informações geradas pelo controle de ponto, há grandes chances de erros ao gerenciar o banco de horas, horas extras, atrasos e faltas dos trabalhadores.
Isso impossibilita a realização dos cálculos trabalhistas das férias, 13º salário, adicionais, rescisão e benefícios.
Ao compor a folha de pagamento, o RH confere essas informações, e assim a empresa evita prejuízos financeiros e legais.
O que diz a lei sobre controle de ponto para pequenas empresas?
Não são empresas de todos os tamanhos que precisam fazer o controle de ponto. Apenas aquelas constituídas por 20 ou mais empregados têm essa obrigação, como aponta o artigo 74 da CLT.
“Art. 74 § 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Isso não significa que empresas menores não devam utilizar um registro eletrônico de ponto.
Independentemente do tamanho da empresa, implementar uma política de controle de ponto proporciona diversas vantagens.
Tipos de controle de ponto
Logo que as empresas entenderam que era preciso controlar com maior seriedade e responsabilidade a jornada dos funcionários, de olho na produtividade e em respeito às leis trabalhistas, surgiram alguns métodos para o controle de ponto.
Desde os primeiros passos do controle de ponto, o mundo mudou bastante e equipamentos novos surgiram para acompanhar os avanços tecnológicos.
Porém, ainda é marcante a presença da tradicional dupla caneta/papel no controle de ponto de algumas empresas.
Veja a seguir quais são os tipos mais comuns:
Ponto manual
Por incrível que pareça, o tradicional método do ponto manual continua na ativa em muitas empresas.
Essa foi a primeira forma de controle de ponto, quando essa função era realizada por um funcionário na entrada da fábrica.
Nesse método, os funcionários registram suas horas em um documento físico, que pode ser um livro de ponto, desenhado como uma planilha.
O baixo custo e a facilidade de uso são características que mantém o ponto manual em voga atualmente na era dos aparelhos eletrônicos, mas as limitações e a maior fragilidade em evitar fraudes fazem empresas adotarem práticas mais seguras.
Ponto mecânico
Ainda é praxe o uso do relógios de ponto mecânico, onde é inserido manualmente um cartão de ponto, crachá ou um objeto similar em uma máquina de registro, que o carimba com a hora correspondente da entrada, pausa e saída.
O ponto mecânico é simples de usar e mais seguro que o ponto manual, mas é um pouco trabalhoso, pois exige do RH o recolhimento de todos os cartões no fim do expediente para registrá-los em um sistema.
A necessidade de manutenção periódica dos relógios de ponto também é uma característica desse sistema de controle.
Ponto eletrônico ou online
As últimas décadas viram a popularização do ponto eletrônico.
Automatizados, os relógios de ponto biométricos – por reconhecimento facial, de voz ou da digital – e cartões de proximidade, se tornaram o sistema predileto para o registro de entradas e saídas dos funcionários.
O uso de smartphones e a ampliação da internet móvel trouxeram também os aplicativos como uma alternativa online para esses sistemas.
O sistema eletrônico pesa um pouco mais no bolso dos empregadores, principalmente na fase de instalação, o que é um “contra” de sua adoção por empresas menores
Além disso, a biometria permite o armazenamento de dados pessoais dos funcionários, o que pode levantar preocupações com privacidade e segurança dos dados.
Entre as vantagens estão:
- Precisão na coleta e registro das horas trabalhadas;
- Redução significativa do risco de erros humanos ou fraudes;
- Processo de registro rápido e intuitivo, não requer treinamento extensivo por parte dos funcionários;
- Monitoramento em tempo real das entradas e saídas dos colaboradores;
- Identificação de padrões de comportamento dos funcionários e a otimização do horário de trabalho;
- Garante o cumprimento dos requisitos em relação ao controle de ponto e registro de horas trabalhadas.
Quais as vantagens do controle de ponto para empresas pequenas?
Muitos dados conseguidos com o controle de ponto são invariavelmente importantes, seja lá qual for o número de funcionários da equipe.
Essas informações, inclusive, podem ser providenciais para uma empresa que pretende expandir e ter maior lucratividade de maneira segura.
Entenda a seguir quais as maiores vantagens da presença desse sistema em uma empresa de pequeno porte:
Evita processos trabalhistas
Dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST) informam que a hora extra foi o tema campeão em novas ações na Justiça do Trabalho de janeiro a julho de 2023, somando mais de 288 mil processos em todo o país.
Com a entrada e saída dos colaboradores registradas, há uma maior segurança, pois o controle de ponto não permite que os dados sejam fraudados ou excluídos.
Ao usar as informações do ponto para se proteger de acusações falsas de não pagamento de horas trabalhadas, as chances de derrota em ações trabalhistas diminui.
Facilita a gestão de ponto
Com um sistema de controle de ponto, a empresa tem uma gestão de ponto eficiente, identificando todos os déficits, atrasos, faltas e horas extras dos funcionários.
Baseadas nisso, as empresas podem tomar decisões e implementar ações mais eficazes para melhorar seu desempenho.
Traz redução de custos
O controle de entrada e saída de colaboradores diminui bastante os erros na folha de pagamento.
Além disso, há a possibilidade de monitorar melhor as horas extras dos funcionários, ao evitar que elas sejam realizadas sem autorização prévia, o que reduz custos e evita a remuneração indevida.
