Ao abrir um pequeno negócio, é muito comum que os empreendedores deem mais atenção sobre como vender seus produtos e obter lucro. Porém, há uma etapa importante que deve constar no planejamento: as compras com os fornecedores.
Essa é uma estratégia fundamental para o sucesso do negócio, pois ao mesmo tempo em que precisa vender, o proprietário de um estabelecimento comercial também tem que comprar mercadorias.
Se ele conseguir adquirir os produtos por um bom preço, poderá revender a um custo menor ao consumidor, destacando-se da concorrência. Mas para isso é necessário muito planejamento.
Segundo uma pesquisa do Sebrae, a gestão financeira está entre as principais dificuldades dos empreendedores. Essa área envolve diretamente a administração das compras.
Quer saber como ficar em vantagem na negociação com os fornecedores? Então bora lá que a gente te conta no texto a seguir.
O que é o planejamento de compras?
Se você souber por onde está caminhando, a chance de se perder no caminho é menor. Essa lógica pode e deve ser aplicada no mundo dos negócios. Antes de um empreendimento começar a funcionar, há muito estudo de mercado envolvido.
Uma dessas etapas é o planejamento de compras. Ele consiste em montar uma estratégia com foco em suprir todas as necessidades do estabelecimento. Ele deve conter os produtos necessários, o valor que será gasto, quais serão os fornecedores, as datas de entrega e quando os pedidos devem ser feitos.
Um dos principais objetivos deste planejamento é antecipar as condições ideais para realizar a compra, garantindo o melhor preço das aquisições. Ele deve ser feito de forma periódica, considerando prazos e as necessidades de mercado, que podem mudar conforme a sazonalidade.
Vantagens
O maior benefício do planejamento de compras é a economia. Na verdade, ele é tão importante que pode significar a diferença entre o lucro e o prejuízo no mês.
Por exemplo, se um restaurante compra uma determinada quantia de alimento em excesso, ele terá custos para armazenar no estoque se não houver saída deste produto. Além disso, há o risco do alimento estragar e precisar ser descartado.
Com o planejamento de compras, o empreendedor sabe a quantidade certa que precisa adquirir. Além disso, é necessário levar em conta o tempo para entrega desses produtos. Se o pedido for feito com muita antecedência, haverá custos para armazená-lo por mais tempo. Já se for muito tarde, o estabelecimento pode ficar desabastecido.
As decisões que envolvem logística ficam mais assertivas com o planejamento. Há ainda uma vantagem extra: a melhora na relação com os fornecedores. Com isso, será possível negociar descontos no futuro, trazendo ainda mais economia.
Como iniciar o planejamento de compras
Agora que você já sabe de todos os benefícios de elaborar um planejamento de compras é hora de colocar a mão na massa.
É importante ressaltar que cada estabelecimento comercial tem as suas próprias particularidades e necessidades, mas existem alguns passos em comum para montar uma boa estratégia. Confira!
1 – Estabeleça um orçamento
A primeira etapa é saber exatamente até onde pode ir na hora de negociar com os fornecedores. Por isso, o empreendedor deve analisar o histórico de demandas para estabelecer um orçamento mensal para as compras.
Com os preços definidos, é necessário um esforço para que ele seja respeitado. Ainda como parte do planejamento, é preciso registrar todas as compras para ter um indicador de desempenho.
2 – Defina a frequência
Como vimos, fazer as compras no momento certo pode ser a diferença entre o lucro e o prejuízo. Avalie com qual periodicidade cada produto deve ser reposto e o tempo de resposta dos fornecedores, para que o pedido seja feito no dia certo.
3 – Faça uma análise dos fornecedores
Tendo uma visão do orçamento e necessidades do seu estabelecimento, é hora de estudar os fornecedores. Para isso você precisa estabelecer critérios que você considera indispensáveis.
Alguns exemplos são reputação da marca, tempo de resposta aos pedidos, preço, situação jurídica, etc.
Faça uma lista com os fornecedores que atendam os seus critérios e entre em contato para entender melhor a capacidade de cada um deles. Lembre-se de que a ideia não é apenas escolher o mais barato, mas sim aquele que tem o melhor custo-benefício.
4 – Negociação com fornecedores
Saber negociar com os fornecedores pode resultar em produtos de qualidade pelo menor preço. Por isso é importante manter um bom relacionamento. A comunicação clara demonstra respeito e interesse em construir uma relação comercial duradoura.
Em primeiro lugar, ao iniciar a negociação, trate o fornecedor como um parceiro e não um vendedor. Escute bastante o que ele tem a dizer e antecipe as conversas para evitar transtornos por questões de tempo.
Não se esqueça de ser honesto sobre as suas necessidades e demonstrar interesse genuíno pelos produtos, mesmo fora do contexto de negociações. A médio e longo prazo, o seu negócio poderá ganhar confiança e com isso, conseguir condições exclusivas que vão fazer a diferença no caixa.
5 – Atualize o planejamento
É comum que os preços dos produtos sofram variações ao longo do tempo. Além disso, a sua empresa pode precisar trocar de fornecedor por motivo de força maior.
Para não ser pego de surpresa por essas situações, o empreendedor deve se manter antenado no mercado e fazer as atualizações que forem necessárias no planejamento, adequando-se à nova realidade e evitando imprevistos.
Você pode conferir também no Blog da Alelo como precificar corretamente os produtos do seu estabelecimento. Acesse para conferir essa e outras dicas de empreendedorismo.
