O conceito de compliance passou a ser mais difundido nos últimos anos. Veio com a necessidade de grandes empresas, envolvidas em escândalos de corrupção, mostrarem que estavam trabalhando para melhorar suas práticas corporativas. Desse modo, evitar novos casos que pudessem abalar ainda mais a reputação das companhias.
Apesar de parecer uma prática complexa e restrita à grandes empresas, com organogramas completos e bem definidos, vamos te mostrar como o compliance pode ser instituído em companhias de pequeno e médio porte também.
Para começar, você sabe o que significa a palavra “compliance”?
O termo vem do verbo em inglês “comply”, que significa cumprir, obedecer, concordar ou estar de acordo. Ou seja, introduzir uma prática de compliance na sua empresa é fazer com que ela siga à risca uma regra ou uma instrução interna, um comando ou um pedido e, principalmente, leis e regulamentos, sejam da própria empresa ou externos. Usa-se no mercado também o termo “medidas de conformidade”.
O líder deve zelar de todas as formas pelo cumprimento das regras dos órgãos de regulamentação. Mas se engana quem pensa que o compliance só deve ser usado para evitar casos de corrupção. A prática pede sintonia com normas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, jurídica, previdenciária e ética.
O compliance está ligado a Lei Anticorrupção de 2013 que fala sobre a responsabilização objetiva administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira e prevê que as pessoas jurídicas serão responsabilizadas objetivamente, nos âmbitos administrativo e civil, pelos atos lesivos previstos nesta Lei praticados em seu interesse ou benefício, exclusivo ou não.
A forma mais prática de incluir o compliance na sua empresa é definir quais são os processos da rotina de trabalho e quem é o colaborador responsável por cada um deles.
Ou seja, até mesmo em um pequeno estabelecimento é possível, e necessário, encontrar um caminho para evitar fraudes e outros erros que podem prejudicar o andamento do negócio. Seja em um escritório de advocacia com poucos clientes ou em um restaurante com dezenas de funcionários.
O principal passo aqui é definir normas, regras e procedimentos para que todos saibam quais são suas tarefas dentro do organograma do estabelecimento. Assim, o negócio poderá prosperar de forma segura e responsável.
Confira algumas dicas para atuar em compliance nas micro, pequenas e médias empresas:
1 – Avalie os riscos que sua empresa corre
O primeiro passo é tirar um tempo e analisar quais são os riscos que sua empresa corre. A dívida trabalhista ou fiscal é alta? O recolhimento dos impostos municipais, estaduais ou federais está atrasado?
É a partir desta análise que você poderá criar um plano de ação para colocar em prática as normas de governança corporativa.
2 – Crie um canal de denúncias anônimas seguro
Não existe crime perfeito. Isso é um fato. E sempre que há alguém quebrando alguma regra ou lei, a melhor forma de descobrir o esquema é usando quem está por perto ou até mesmo inserido no esquema sem concordar com ele.
Por isso, criar um canal de denúncias anônimas seguro e confiável é um passo muito importante. O colaborador sério e honesto zela pela empresa que trabalha e pode ser um grande aliado.
Além disso, é necessário criar um código de ética e conduta para que todos os colaboradores saibam como a empresa gostaria que eles agissem em determinadas situações.
3 – Envolva todos os colaboradores
Um programa de compliance de sucesso deve envolver todos os colaboradores da empresa. Desde o proprietário até o colaborador que está na ponta do modelo de negócio. É importante também definir quem será o gestor ou responsável pelo processo.
Não é necessário criar um setor específico dentro da empresa, mas alguém precisa liderar e servir de ponto de contato com os funcionários. É ele quem promoverá a cultura ética e acompanhará o desenvolvimento das normas e políticas internas.
4 – O compliance pode ajudar a expandir o seu negócio. Ou acabar com ele.
Encontrar boas práticas no seu negócio pode ajudar a economizar tempo e dinheiro na rotina dos colaboradores. Com suas tarefas bem definidas e com todas as ferramentas para isso, o funcionário trabalha melhor e com mais eficiência, aumentando assim o seu desempenho.
Por outro lado, os custos de uma fraude ou irregularidade são altos e podem comprometer o futuro da sua empresa. Além da reputação abalada, a descoberta de um esquema de desvios abala os funcionários e faz com que eles não queiram mais estar ligados à empresa, acarreta custos de investigação, multas e pode causar até mesmo a prisão dos envolvidos.
5 – Invista em tecnologia
Investir em tecnologia aumenta a chance de que fraudes e desvios não ocorram. E caso ocorram, serão descobertos a tempo. Existem diversas ferramentas no mercado que fazem o levantamento e a análise dos dados.
Otimize e profissionalize a sua gestão corporativa e aumente o controle sobre tudo o que ocorre na sua empresa.
6 – Investir em compliance abre portas
Manter a sua empresa em dia com as normas trabalhistas, previdenciárias e fiscais faz com que a reputação dela aumente. Além de abrir as portas para negócios com órgãos públicos, a prática pode atrair clientes, parceiros e investidores com os mesmos valores éticos, facilita a obtenção de crédito, aumenta a segurança dos colaboradores e minimiza riscos de fraudes.
Gostou das dicas sobre compliance? Leia também sobre gerenciamento de risco no blog Alelo.
