Técnicas de negociação exigem clareza nos custos e um bom relacionamento com os fornecedores

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Possuir técnicas de negociação com fornecedores é uma das bases do sucesso de qualquer negócio. Assim a empresa garante não só insumos a preços adequados para assegurar a rentabilidade da operação, mas também produtos de qualidade, com entrega confiável e prazos de pagamento condizentes com o fluxo de caixa do empreendimento.

A boa negociação tornou-se ainda mais imprescindível na conjuntura atual para os estabelecimentos comerciais de alimentação, como restaurantes, lanchonetes, bares e outros. Em meio à pandemia do coronavírus e à necessidade de adequar os negócios à nova realidade de entregas a domicílio, os empresários da alimentação têm negociado não só com fornecedores, mas também com funcionários, locadores de imóveis e credores financeiros.

“O segredo de qualquer negócio está na compra e não na venda”, afirma Roberto Kanter, professor dos MBAs de Marketing e Gestão Comercial da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e diretor da consultoria Canal Vertical. “Não é apenas comprar pelo preço mais baixo, mas comprar um produto de qualidade, que converse com seu público-alvo, a um preço competitivo, com uma forma de pagamento coerente com seu fluxo de caixa e nível adequado de serviços.”

Essa também é a avaliação de Renato Ades, sócio dos restaurantes Ici Bistrô e Tappo Trattoria, em São Paulo. “O movimento e os clientes são variáveis que não se podem controlar, o que é possível controlar é comprar bem e ter o mínimo de desperdício possível”, diz Ades. “É o que diferencia um restaurante de sucesso de outro que vai estar sempre correndo atrás.”

O Blog da Alelo ouviu o professor da FGV e o empresário com 18 anos de experiência no setor, além de Alessandro Papi, sócio do restaurante coreano Komah, para reunir as melhores técnicas e estratégias de negociação. Os empresários contam também como têm negociado para manter suas operações em meio à pandemia.

Ter clareza de custos e ser transparente

Segundo Kanter, a primeira orientação para conduzir uma boa negociação é saber o que se quer e ser transparente quanto a isso. “É preciso fazer as contas, saber a rentabilidade do seu negócio e entender qual é o limite que é possível pagar sem afetar essa rentabilidade”, diz o professor, destacando a importância de haver clareza quanto aos custos da operação e o peso de cada despesa no custo total. “Isso então deve ser deixado claro para o outro lado.”

Manter relacionamentos duradouros, mas sem dependência

Uma segunda estratégia para a boa negociação requer equilíbrio, dizem os especialistas. Por um lado, manter relacionamentos duradouros facilita na hora de negociar, mas nunca deve haver dependência com relação a um fornecedor, é sempre preciso ter um leque de opções para cada produto, o que possibilita ao comprador ter poder de barganha.

“Quando há um relacionamento duradouro, as negociações são mais sensíveis, você cede um pouco hoje, o outro cede um pouco amanhã, mas, no médio a longo prazo, todos os lados ganham ao longo do tempo”, diz Kanter.

Segundo Ades, do Ici Bistrô e do Tappo, os relacionamentos duradouros também permitem assegurar a qualidade da matéria-prima. “Preço, prazo para pagamento e logística de entrega são muito importantes. Mas a manutenção da qualidade de um produto que o fornecedor sabe que é o seu padrão é o mais importante”, afirma. “Com 50 fornecedores diferentes, seria muito difícil toda vez verificarmos se o produto está no padrão de tamanho, corte, pesagem. Independente do preço, preferimos a qualidade, por isso é muito importante fidelizar o fornecedor.”

Em terceiro lugar, outra relevância dos relacionamentos duradouros, diz Ades, se revela nos momentos de crise como o atual. Com um histórico de bom pagador, fica mais fácil negociar preços e prazos numa situação de emergência. “Em 18 anos, nunca atrasamos um título. Os sócios deixavam de retirar dinheiro, mas funcionários e fornecedores sempre foram sagrados”, afirma. “Quando você vai falar com um fornecedor com quem você nunca teve nenhum tipo de problema e pede uma ajuda, a maioria é muito parceira.”

Mas é preciso também assegurar independência, alerta o professor da FGV. A empresa deve ter uma rede de fornecedores, com três a quatro opções por categoria de produto, e múltiplos canais de venda a sua escolha. “É importante não ficar dependente só de marketplaces como iFood, Uber Eats e Rappi, mantendo alternativas de atendimento interno”, sugere Kanter.

Fazer cotações periódicas é uma importante técnica de negociação

Nunca parar de pesquisar preços é fundamental para garantir boas compras, dizem Ades e Papi. “Temos planilhas de controles de preços dos nossos fornecedores atuais e, em paralelo, é sempre mantida uma pesquisa com novos fornecedores”, conta o dono do Komah. “Nunca paramos de pesquisar a melhor proporção entre qualidade e preço.”

Já o proprietário do Ici Bistrô e do Tappo refaz suas cotações mensalmente. “No começo do mês fazemos uma relação dos produtos que sabemos que usamos normalmente, mandamos para três ou quatro fornecedores que sabemos que vão manter a qualidade que é o nosso padrão e vemos quem tem o menor preço para praticar naquele mês”, afirma.

Negociar é saber dividir e priorizar

Numa negociação, é preciso dividir a questão em partes e priorizá-las, diz Kanter. Isso é conhecido no mundo dos negócios como “técnica do salame” – que tem esse nome porque, para comer o embutido, é necessário cortá-lo em pequenas porções.

“Quando você tem 20 pontos a negociar, existem sempre quatro que são essenciais”, exemplifica. “A técnica do salame parte do pressuposto que, se você quiser negociar 20 pontos, você não vai conseguir. Daí a relevância de escolher aqueles que são mais importantes.”

Ter empatia e acreditar no outro faz parte da boa negociação

Conforme o professor da FGV, outra característica do bom negociador é se colocar no lugar do outro e acreditar que a contraparte numa negociação também tem interesse em chegar ao melhor resultado possível.

“Quando você impõe ao outro uma decisão, você não está negociando. A negociação parte do pressuposto que os lados querem conversar”, afirma o professor, acrescentando que a negociação é um movimento empático, onde as partes devem buscar entender uma à outra. “Ser ingênuo é ruim, mas acreditar que o outro também quer o melhor de uma negociação é fundamental”, diz Kanter.

Ser coerente

O professor da FGV alerta ainda que, na era das redes sociais, os proprietários de negócios precisam ser coerentes para serem respeitados em uma negociação.

“Nos dias de hoje, em que todo mundo tem acesso às mídias sociais e a vida das pessoas está muito aberta, não cabe ficar chorando miséria em uma negociação e aparecer fazendo viagens ao exterior ou em casa tomando um vinho de R$ 1 mil”, afirma. “As pessoas precisam ser coerentes nas suas atitudes como um todo.”

Negociando na pandemia

Toda a cadeia de valor dos restaurantes está sendo colocada à prova em meio à crise do coronavírus, avalia Kanter. Mas a situação atípica também é muito propícia à negociação, diz o professor. “Num momento de estresse, todos estão abertos a chegar a um entendimento, o grau de colaboração aumenta e as pessoas ficam mais dispostas a ouvir o outro”, afirma.

Papi, do Komah, conta que o restaurante foi fechado ao público em 20 de março. Num primeiro momento, a estratégia adotada pela empresa foi dar férias de 20 dias a todos os funcionários. Todas as duplicatas que estavam na fila de pagamentos tiveram seus prazos prorrogados até 20 de abril, em média, adequando o vencimento à entrada de caixa esperada com o início da operação de delivery, após o fim das férias dos colaboradores.

Para a compra de embalagens e sacolas, que passaram a ser insumos fundamentais na nova operação, o restaurante conseguiu negociar prazos mais longos, numa estratégia para manter o caixa em meio à crise, já que os produtos frescos costumam ter prazos de pagamento mais curtos. O empresário também negociou a redução de jornada dos funcionários pela metade, com a equipe se alternando em dois turnos, com uma semana de trabalho e outra sem. Para alguns funcionários que moram mais longe e teriam dificuldade de locomoção, foi adotada a suspensão temporária do contrato de trabalho.

Papi também conseguiu renegociar os empréstimos da empresa, com redução de taxa de juros; obteve uma linha de financiamento do governo para a folha de pagamento; e reduziu o aluguel do imóvel onde está localizado o restaurante em 40%. “Nossa tática foi negociar tudo individualmente, não aplicamos nenhuma política geral, deixando o papo bem aberto, pois as pessoas do outro lado também têm problemas e contas a pagar”, afirma.

Transparência na negociação:

Já o Ici e o Tappo foram fechados ao público em 17 de março e assim permaneceram por 45 dias, sem nenhum faturamento. Os pequenos fornecedores, que não teriam condição de negociar, foram pagos, enquanto para os maiores houve conversação. “Muitos foram muito parceiros, parcelando em cinco vezes, com um mês de carência, o que para nós foi vital para conseguirmos respirar”, diz Ades. “Com os poucos que não aceitaram negociar, não sei se voltaremos a trabalhar, porque nesse momento era muito importante essa parceria.”

Com relação aos cerca de 40 funcionários das duas casas, a opção foi pela suspensão temporária de contratos num primeiro momento, com o pessoal de administração tendo o salário reduzido em 50%. Agora, desde o dia 11, o Tappo iniciou uma operação de delivery, com o retorno de parte dos funcionários ao trabalho. O empresário também conseguiu reduzir o aluguel em 50% em uma das casas e adiar o pagamento da locação em três meses na outra.

“O segredo é abrir o jogo, falar a verdade, porque se conseguirmos ir em frente, nós vamos juntos. Se a outra parte me apertar demais, é capaz de eu quebrar, e isso seria ruim para ambos”, diz Ades.

Essa e outras dicas aqui do Blog da Alelo podem ajudar você, gestor e empreendedor, a superar barreiras e dificuldades do momento que estamos vivendo.