Lidar com todos os detalhes burocráticos que envolvem o controle financeiro, o cumprimento de obrigações legais e o relacionamento com o Fisco pode ser algo muito trabalhoso e custoso. Para solucionar essa questão, muitos negócios que não têm estrutura para manter um setor interno preferem promover a terceirização contábil.
Desse modo, evita-se a falta de planejamento e de uma análise correta dos números, questões que, aliás, comprometem muito a sobrevida das empresas. Segundo levantamento feito pela BigDataCorp, 51,15% dos negócios abertos no Brasil não conseguem sobreviver por mais de três anos, muitas vezes por negligenciar a análise das demonstrações contábeis e financeiras.
Assim, se sua empresa não tem conhecimento técnico ou organização para produzir relatórios financeiros e contábeis, veja a seguir que a melhor ideia é colocar a gestão contábil na mão de quem pode dar suporte em ótimo nível profissional.
Bora lá?
O que é a terceirização contábil?
Prática de contratar uma empresa ou profissional externo especializado para cuidar das atividades contábeis de um negócio, a terceirização contábil – método também conhecido como outsourcing, em inglês – é indicada para empresas que não têm estrutura para manter um setor contábil próprio e sabem da importância de garantir a conformidade tributária.
Uma solução personalizada, em que profissionais especializados atuam diretamente na estrutura da empresa contratante, o outsourcing contábil oferece benefícios significativos para médias e grandes empresas, como a redução de custos com equipes internas, melhoria da gestão financeira e maior agilidade na tomada de decisão.
“Com o outsourcing, as empresas passam a contar com profissionais altamente capacitados dentro de sua própria estrutura, sem os altos custos de contratação direta, além de ter o suporte de uma empresa de contabilidade com estrutura por trás. Isso permite um controle financeiro mais eficiente e seguro”, destaca Antônio Queiroz, fundador da Queiroz & Venâncio Consultoria Contábil.
Ao optar por essa contratação externa, a empresa transfere para terceiros a responsabilidade por tarefas como:
- Escrituração contábil e fiscal: registro e organização de forma sistemática e legal de todas as movimentações financeiras e tributárias de uma empresa, servindo para demonstrar a situação econômica do negócio e garantir o cumprimento das obrigações fiscais perante o governo;
- Apuração de impostos: processo de calcular o valor exato dos tributos que uma empresa deve pagar ao governo em determinado período (mensal, trimestral ou anual), dependendo do tipo de imposto e do regime tributário adotado;
- Elaboração de demonstrativos financeiros: procedimento onde se organiza, calcula e apresenta informações contábeis da empresa por meio de relatórios padronizados, entre eles o balanço patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), a Demonstração de Resultado Abrangente (DRA), entre outros;
- Cumprimento de obrigações acessórias: refere-se ao envio de informações e documentos exigidos pela legislação fiscal e tributária às autoridades competentes (Receita Federal, estados e municípios) por meio de declarações, registros, livros e relatórios. São fundamentais para que o Fisco acompanhe e fiscalize as atividades da empresa;
- Folha de pagamento e encargos trabalhistas: elementos centrais da gestão de pessoas em uma empresa, ambos estão ligados ao cumprimento das obrigações legais com os colaboradores e com o governo.
Segundo Antônio Queiroz, o modelo também possibilita uma integração direta entre os profissionais terceirizados e o sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) da empresa, garantindo maior precisão na escrituração contábil, apuração de tributos e entrega de obrigações acessórias.
“Além disso, dashboards inteligentes permitem a visualização da capacidade financeira da empresa, facilitando análises e projeções orçamentárias”, aponta o fundador da Queiroz & Venâncio Consultoria Contábil.
Terceirização total ou parcial?
Sempre dentro do objetivo de otimizar a gestão contábil e garantir conformidade com a legislação, o outsourcing contábil pode ser feito de forma parcial ou total, dependendo das necessidades da empresa.
Para tomar essa decisão de forma consciente, é interessante:
- Avaliar a estrutura atual da empresa: se não houver um time ou colaborador contábil responsável pela área, ou mesmo se não há recursos suficientes para manter essa operação com qualidade, a terceirização total é mais recomendada;
- Entender quais atividades exigem mais atenção: se apenas algumas tarefas estão comprometidas, como o retrabalho da entrega da folha de pagamento e o atraso dos demonstrativos financeiros, a terceirização parcial pode ser suficiente;
- Considerar o custo-benefício: é preciso sanar questões como “Ter uma equipe interna custa mais do que terceirizar?” ou “O tempo dedicado à contabilidade está desviando o foco da atividade principal do negócio?”. A terceirização total tende a reduzir custos com pessoal, softwares e treinamentos, além de liberar o empreendedor para focar no crescimento do negócio;
- Avaliar o grau de controle desejado: quem busca autonomia e controle diário pode optar por manter parte da contabilidade internamente e terceirizar o restante;
- Escolher um parceiro de confiança: independentemente do modelo escolhido, o sucesso da terceirização depende de contar com um escritório de contabilidade sério, atualizado e transparente, que entenda as necessidades e ofereça suporte de forma ágil e personalizada.
Entenda as diferenças:
Terceirização total
Nesse modelo, todas as atividades contábeis são delegadas a uma empresa especializada.
Isso inclui desde a escrituração contábil e fiscal, apuração de impostos, elaboração de demonstrativos financeiros, até o cumprimento das obrigações acessórias e a gestão completa da folha de pagamento.
É ideal para empresas que preferem concentrar esforços no negócio principal e deixar a parte técnica nas mãos de especialistas.
Terceirização parcial
Já na terceirização parcial, como o próprio nome relata, apenas determinadas funções são repassadas ao escritório de contabilidade.
Por exemplo, a empresa pode optar por terceirizar somente a folha de pagamento e os encargos trabalhistas, mantendo o controle interno da escrituração contábil. Ou ainda, terceirizar apenas a entrega das obrigações acessórias.
Vantagens da terceirização contábil
A terceirização contábil oferece uma série de vantagens para as empresas, especialmente no que diz respeito à eficiência e à redução de custos.
Ao optar por esse modelo, o negócio evita despesas com a manutenção de uma equipe interna, aquisição de softwares específicos, treinamentos constantes e estrutura física para o setor contábil.
Além disso, a empresa passa a contar com profissionais especializados e atualizados em relação à legislação vigente e às boas práticas do mercado, o que contribui para uma gestão mais segura e precisa.
Outro benefício importante é que a terceirização contábil permite que o foco seja o core business, ou seja, a atividade principal da empresa, liberando tempo e energia para a tomada de decisões estratégicas relacionadas ao negócio.
Por fim, ao confiar a contabilidade a especialistas, os riscos de erros e multas por falhas fiscais são significativamente reduzidos. Afinal, essas pessoas estudaram para isso.
Desafios na adoção da terceirização contábil
Embora apresente inúmeras vantagens, a terceirização contábil também impõe desafios. Um dos principais é a necessidade de preparação da estrutura interna da empresa para receber os profissionais terceirizados e garantir a segurança das informações financeiras.
“A implementação do outsourcing requer planejamento e um alinhamento estratégico entre a empresa e o prestador de serviço para assegurar a qualidade e a conformidade dos processos”, pontua Queiroz.
Outro ponto crítico é a escolha do parceiro contábil. É preciso avaliar a experiência do fornecedor, sua reputação no mercado e a compatibilidade dos sistemas utilizados.
Redução de custos e gestão profissional
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