Fazer um controle de estoque eficiente pode ser uma tarefa bem difícil, não é? E quem tem um estabelecimento comercial sabe que precisa estar atento a essa questão dia após dia. É essencial para a saúde financeira do seu negócio prestar atenção ao volume de mercadorias à venda nas prateleiras e armazenadas no depósito.
O controle de estoque ajuda no gerenciamento de saída e entrada de produtos e propicia uma melhor organização em outros processos essenciais. Isto porque há um menor desperdício de mão-de-obra, tempo e energia no momento de fazer a gestão dos recursos financeiros.
Por isso, o blog da Alelo listou o que é mais importante na hora de organizar e gerir o seu estoque. Vamos lá?
Por que o estoque é importante?
O estoque é um dos pilares fundamentais de uma empresa, pois são as mercadorias vendidas que vão trazer o retorno do investimento e manter a saúde financeira do negócio.
É preciso manter uma quantidade de produtos armazenados, porque, em geral, uma logística que permita a compra e a entrega imediata dos produtos pode ser muito complexa e cara.
Afinal, a compra de produtos em volumes maiores permite melhores negociações com quem fornece, quando comparada à compra de itens individuais ou em pequenos volumes.
Estoque é dinheiro guardado, como dizem?
Produto parado significa dinheiro parado. É importante lembrar que ali está um investimento de um período que, caso não retorne aos cofres da empresa, certamente causará desfalque financeiro, o que pode provocar, em casos extremos, o fechamento do negócio.
O estoque é um bom investimento?
O estoque é um bom investimento quando bem empregado e planejado. Sem uma boa gestão, este pode se transformar em uma enorme dor de cabeça e acarretar grandes problemas financeiros.
Algumas dicas para não cair na armadilha de gastar mais do que precisa:
- Cuidado com os excessos! Mantenha pequenos estoques e dê preferência para mercadorias com maior saída, ou que os fornecedores levam mais tempo para atender;
- Fique de olho nas oscilações do mercado. Tente não depender de um único fornecedor. Ter algumas opções pode te resguardar de possíveis faltas de produtos ou preços altos.
O que é estoque mínimo e estoque máximo?
Também conhecido como estoque de reserva, o estoque mínimo tem como principal objetivo a garantia de que não aconteça desabastecimento.
E como fazer isso? Com a compra de uma quantidade mínima para atender um possível aumento de demanda repentina em um curto período de tempo.
Já o estoque máximo, como o próprio nome indica, é o oposto. Isto é, quando a quantidade de itens passa do limite de nível máximo e há um excesso de estoque.
Apesar de apontarem em direções diferentes, ambos são ferramentas de controle de estoque complementares. O estoque máximo, pode-se dizer, é a soma do estoque mínimo e do lote de reposição necessário por um tempo determinado.
Estoque inativo
Os itens que não tiveram um desempenho satisfatório de venda em um determinado período são chamados de estoque inativo.
Uma alternativa para dar saída a esses itens é fazer promoções. Colocá-los à venda em um kit ao lado de outros produtos mais consumidos também pode trazer excelentes resultados.
Outro caminho para se “livrar” do estoque inativo, é ter um bom relacionamento com os fornecedores e, assim, conseguir negociar a troca desses produtos parados por outros com melhor desempenho nas vendas.
Como calcular o meu estoque?
Para calcular o seu estoque, é preciso entender, antes de tudo, o que é e como definir o custo da mercadoria vendida (cmv). Este cálculo é feito da seguinte maneira:
custo das mercadorias vendidas = R$ do estoque inicial (EI) + R$ das compras do período – R$ do estoque final (EF).
O estoque inicial é o valor, em dinheiro, de todos os produtos guardados no início de um período. Esse recorte de tempo pode variar de um mês a até mesmo um ano. Exemplo:
- No início do mês, o seu comércio possuía R$5 mil em estoque (EI);
- Ao longo dos 30 dias, ela investiu R$3 mil em compras;
- Ao final do período, a empresa termina com R$4 mil em estoque (EF).
custo das mercadorias vendidas = R$5 mil (EI) + R$3 mil – R$4 mil (EF)
custo das mercadorias vendidas = R$4 mil
Com o CMV mensal você tem uma ideia da sazonalidade do seu negócio, por exemplo. E quando calculado por produto, é possível identificar quais têm mais saída e quais estão ficando mais tempo parados.
Assim, você consegue adotar medidas para aumentar o giro e aproveitar melhor o espaço no seu almoxarifado, além de manter uma boa estratégia de compras, como veremos a seguir.
Como otimizar o processo de compras?
O setor de compras é responsável por adquirir tudo aquilo que for necessário para o funcionamento adequado da empresa. E quando compras anda aliada a uma boa gestão de estoque, além de garantir a disponibilidade do produto a ser comercializado, também consegue gerar contenção de gastos desnecessários, como mercadorias encalhadas e, consequentemente, perda de vendas.
Outras vantagens:
- diminuição de prejuízos;
- maior rotatividade no estoque;
- menor necessidade de capital de giro;
- menores custos com a gestão;
- aproveitamento das oportunidades de negócios;
- aumento da margem de lucro.
Preciso ter um gerente de estoque?
Uma gestão eficiente do estoque pode garantir lucros para a sua empresa. Assim, ter uma pessoa responsável por esta atividade pode ser uma boa estratégia. Esse profissional e sua equipe são responsáveis por manter o local limpo e organizado, averiguando a qualidade das embalagens recebidas, além do tempo de prateleira dos itens, assegurando que produtos não atinjam o prazo de validade antes de serem vendidos.
Como gerenciar o estoque
O sistema ideal de gerenciamento é diferente para cada tipo de empresa. Mas seja qual for o método utilizado, algumas técnicas são básicas e vão ajudar na gestão. Aqui vão 4 dicas:
1. Determine o estoque mínimo
Defina a quantidade mínima de produto que deve estar disponível. O momento correto de fazer novos pedidos é aquele em que o estoque entra abaixo dos níveis estipulados.
2. First-In First-Out (FIFO)
“First-in, first-out”, na tradução livre, “o primeiro que entra é o primeiro que sai”. Isso significa que seu estoque mais antigo (first-in) é vendido primeiro (first-out).
Esse princípio é particularmente importante para produtos perecíveis.
3. Tenha um bom relacionamento com os fornecedores
É fundamental ter um bom relacionamento com seus fornecedores. Assim, quando surgir um problema, como falta de itens, alta nos preços, necessidade de mais prazo para pagamento, etc, eles poderão atender suas necessidades.
4. Faça auditorias regularmente
Nas auditorias dos produtos é importante que tudo que há no estoque esteja contabilizado. Há alguns métodos para fazer isso, como o inventário físico (contar todos os produtos de uma só vez), a verificação do ponto (escolha um produto e faça sua contabilização) e a contagem cíclica (ao longo do ano, um produto diferente é verificado). O que nos leva ao próximo tópico.
Planilha de controle de estoque
Dentre outras coisas, a planilha de controle de estoque mostrará a quantidade de produtos que saem e entram. Isso evita desperdícios monetários e ajuda a não cair em negociações que não sejam vantajosas para a sua empresa.
Inventário
O inventário do estoque é a listagem de itens armazenados. Elabore uma planilha com a contagem desse material e registre a data de saída e de entrada de cada um deles. Anote na planilha o código e a descrição do produto, data de validade, o estoque mínimo, o lugar de acomodação desse item no almoxarifado, seu custo médio e o atual valor em estoque.
Quais são as boas práticas para o controle de inventário?
A garantia da integridade dos produtos do depósito, desde o processo de recepção até a distribuição, depende de algumas práticas que, se não cumpridas, podem comprometer a eficiência do processo.
Veja algumas dessas boas práticas:
- cadastre todos os itens armazenados;
- desenvolva e padronize processos;
- treine a equipe:
- defina datas para as compras;
- contabilize o estoque de segurança;
- reduza perdas com a aplicação de técnicas;
- negocie com os fornecedores.
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