Garantir uma boa experiência ao cliente é fundamental para as empresas se destacarem cada vez mais. E ter uma gestão de estoque adequada e eficaz pode ser um grande diferencial nos negócios.
O fato é que o controle de estoque deixou de ser visto como uma etapa meramente processual e administrativa para ganhar mais relevância na estratégia de empresas de todos os tamanhos e mercados. Essa gestão reflete diretamente nos processos internos de produção e comercialização, independentemente se o ramo de negócio é no varejo ou na indústria.
É importante destacar que não se trata apenas de aprimorar processos para ganhar mais produtividade ou competitividade. É necessário compreender que um controle de estoque bem feito diminui riscos de prejuízo e evita erros de gestão que acarretam em falta ou excesso de mercadorias ou, ainda, problemas relacionados ao controle de vencimento, qualidade, segurança de armazenagem, entre outros que podem prejudicar o negócio.
Para exemplificar, falhas na gestão de estoque são uma das principais causas de perdas anuais no faturamento do comércio varejista, somando prejuízos que já chegaram à casa dos R$ 7 bilhões no setor, segundo pesquisa recente feita pela Associação Brasileira de Supermercados (Abras).
Para Marcus Quintella, coordenador do MBA de Empreendedorismo e Desenvolvimento de Novos Negócios da Fundação Getúlio Vargas (FGV), a primeira lição sobre gestão de estoque eficaz é entender que o estoque é um dos componentes fundamentais do capital de giro, ou seja, o ativo circulante da empresa, aquele dinheiro a curto prazo usado para arcar com os custos fixos e variáveis.
São recursos financeiros que se encontram em estoque, os investimentos líquidos (como ações ou títulos do tesouro, por exemplo), os valores em contas bancárias, os pagamentos a receber e tudo o que pode ser convertido para cumprir obrigações negociais e manter o bom funcionamento da empresa.
“A má gestão desse processo atrapalha as operações, pode gerar desequilíbrio entre pagamentos e receitas, especialmente no caso de empresas de pequeno e médio porte que dispõem de baixo capital de giro, e ainda colocar em risco a saúde financeira e a permanência da empresa no mercado. Dimensionar de forma equivocada esse capital, não raro, resulta em estoque imobilizado, ou seja, aquele que não tem saída, aumentando o custo fixo para mantê-lo”, alerta Quintella.
Pesquisa realizada pelo Sebrae-SP reforça essa preocupação ao apontar que 27% das novas empresas fecham as portas no primeiro ano, chegando a 50% as que encerram as atividades nos quatro primeiros anos. O mesmo estudo identificou que, entre as seis principais causas de falência, três estão relacionadas a ações do empresário que levam à deterioração da saúde financeira do negócio. E um dos principais equívocos diz respeito à falta de atenção ao capital de giro.
Diante desses desafios, Quintela aponta cinco dicas que vão te ajudar a implementar ou aprimorar a gestão dos seus estoques e reduzir possíveis impactos financeiros no seu negócio:
1 – Conheça bem o seu negócio – o primeiro passo, por mais óbvio que possa parecer, é conhecer bem o seu nicho de atuação no mercado, assim como compreender o comportamento do seu consumidor, localização geográfica desse público e seus costumes, assim como a sazonalidade de compras (demanda) para saber quais itens, em que quantidades e períodos devem ser estocados.
2- Trabalhe de acordo com a sua demanda – às vezes se opta por manter certos produtos em maior quantidade de estoque para o caso de haver um aumento inesperado em sua procura. Porém, essa estratégia pode levar ao excesso de produtos na prateleira que não têm tanta saída e gerar custos extras indesejáveis. Lembre-se: estoque parado, além de ocasionar prejuízo, pode deixar sua mercadoria obsoleta. Mantenha em estoque somente a quantidade necessária para atender à sua demanda e faça revisões periódicas no inventário, acompanhe a movimentação das vendas e faça previsões de curto prazo, considerando até três meses entre uma e outra.
3 – Registre e controle seu estoque – nesse quesito, organização é a palavra-chave. Para isso, é preciso fazer o inventário para ter o registro detalhado de cada item do estoque, bem como, o acompanhamento da trajetória deste item – cálculo do tempo entre encomenda, produção, chegada ao estoque, venda, entrega ao consumidor e reposição. Aqui, é primordial, além de um bom planejamento de compras e vendas, escolher bem seus fornecedores e ficar atento, também às normas da legislação, como a RDC 216, que consiste em regras e boas práticas de saúde e controle sanitário no estoque de alimentos, por exemplo. Tudo isso é de fundamental importância para aumentar a eficácia e a margem de lucro de seu negócio.
4.Adote um sistema integrado de gestão – a tecnologia deve ser sua aliada. Hoje já existem softwares sofisticados capazes de integrar e otimizar não só a gestão do estoque, mas também das demais áreas do seu negócio. São os chamados ERPs (do inglês, Enterprise Resource Planning), que são sistemas inteligentes de gestão empresarial capazes de avaliar e planejar a capacidade e utilização dos recursos humanos, financeiros, materiais, entre outros.
- Assessoria profissional – o mundo e o mercado estão em constante evolução. Essa máxima é uma realidade para todo tipo de empresa e segmento. Mantenha-se atualizado sobre o seu nicho de atuação. Se necessário for, busque ajuda de profissionais, órgãos especializados e fornecedores, que auxiliarão na busca das melhores ferramentas de gestão para trazer um melhor controle e resultados para o seu negócio.
Por fim, lembre-se que estoque é patrimônio da empresa e uma gestão bem aplicada nessa área previne prejuízos e ajuda a aumentar os lucros.
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