O número de compromissos durante o dia às vezes parece extrapolar as 24 horas, não é mesmo? Por isso, a gestão do tempo é crucial para aumentar sua produtividade e finalizar o dia com aquele sentimento de dever cumprido. E para isso, há vários métodos para organizar as atividades, mas um deles, a Técnica Pomodoro, tem ganhado destaque nos últimos meses.
Pode parecer contraditório, mas este método indica mais pausas para ser mais produtivo. Uma pesquisa da DeskTime, software americano de rastreamento de tempo, afirma que 40% dos trabalhadores dos Estados Unidos desperdiçam 3 horas (37,5% de uma jornada de 8 horas) por dia no trabalho. E nas horas atrás do computador, apenas 50% do tempo é de fato produtivo.
Imprevistos pessoais, distrações e até mesmo compromissos de última hora ajudam a explicar estes números. Em tempos de readaptação pós pandemia, pode ser que você esteja em trabalho remoto, sendo interrompido constantemente pelas crianças de férias escolares, ou no modelo híbrido, tentando se acostumar novamente com as conversas acaloradas nas baias ao seu redor.
Por isso, o Blog da Alelo te explica em detalhes o conceito desta técnica de gestão de tempo que promete te ajudar a fazer o trabalho render mais. Confira a seguir:
O que é a técnica Pomodoro?
“The Pomodoro Technique” é uma técnica desenvolvida na década de 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, que anos depois se tornou fundador e diretor da Cirillo Consulting, uma consultoria especializada em gestão de tempo com sede em Berlim, na Alemanha.
A ideia básica da técnica é que pausas frequentes aumentam a agilidade mental. A única ferramenta requerida, além de lápis e papel, é algo para cronometrar o tempo, como um timer do celular.
Quando Cirillo formatou a técnica, há cerca de 40 anos, usava um alarme de cozinha em formato de tomate – é daí que vem o nome “Pomodoro”, que significa tomate em italiano.
Como funciona a técnica Pomodoro na prática?
Segundo a técnica, depois de estabelecer uma lista de tarefas e ordenar as prioridades, o dia deve ser dividido em vários ciclos pomodoro. Cada um deles equivale a 25 minutos de trabalho concentrado. Nesses 25 minutos você deve atenção exclusiva à sua tarefa. Ao final de cada ciclo há uma pausa de 5 minutos.
Atividades que demandam mais de 25 minutos de ação podem incorporar mais de um ciclo pomodoro, até que sejam concluídas. O essencial é que as pausas de 5 minutos sejam realizadas ao final de cada ciclo, ainda que você retome a mesma atividade em seguida.
A cada 4 pomodoros, ou seja, depois de 4 sessões de trabalho e intervalo, você pode fazer um intervalo maior, de pelo menos 10 minutos. Assim, você vai ter este tempo de descanso depois de mais ou menos 2 horas trabalhando. Para controlar o tempo, existem alguns sites e apps gratuitos.
O que fazer nas pausas?
Você pode decidir o que fazer durante os intervalos de 5 minutos entre os ciclos, mas o ideal é sair da sua mesa. Levante-se e vá pegar uma água, um café, se alongue e dê uma espiada nas mídias sociais. Volte à mesa apenas para trabalhar no próximo pomodoro.
A defesa do criador da técnica é que as pessoas são mais produtivas quando se tem uma meta de tempo para determinada atividade e quando o cérebro sabe que haverá uma pausa de recompensa.
Proteja seu método
Enquanto estiver num pomodoro, execute apenas aquela tarefa. Caso alguém ligue, o chat pisque ou venham pessoalmente perguntar algo, diga que retornará em alguns minutos. Você deve anotar estas novas demandas que surgirem durante o pomodoro para fazer depois, durante seu intervalo ou em um pomodoro dedicado a isto. Assim, pequenas interrupções são evitadas.
Caso surja algo muito importante, que não pode aguardar alguns minutos, interrompa o método, resolva e depois retome a tarefa começando um novo pomodoro.
Outra dica: caso esteja altamente concentrado e o cronômetro apite, lembre-se que a técnica visa aumentar sua produtividade, mas não é algo inquebrável. Mantenha o ritmo quando achar necessário.
A técnica Pomodoro na prática
Confira os passos mais importantes para garantir mais produtividade:
- Lista de tarefas: anote todas as tarefas que precisa resolver ao longo do dia;
- Priorização: ordene as tarefas por ordem de importância e urgência, com uma estimativa de quantos pomodoros cada uma levará;
- Mão na massa: faça as tarefas usando a Técnica Pomodoro.
- Documentação: registre qualquer nova tarefa que aparecer, interrupções e quantos pomodoros foram utilizados em cada tarefa;
- Disciplina e constância: repita os passos no dia seguinte.
Algumas dicas importantes
Reserve o primeiro ciclo de pomodoro para organizar suas tarefas, bem como inclua um ou dois ciclos apenas para responder e-mails e mensagens. Ainda que haja muitas reuniões no seu dia, tente utilizar a técnica nos períodos vagos da agenda.
Gostou das dicas? Conta pra gente como organiza seu dia a dia. 🙂
