Está difícil focar? Confira técnicas e apps de gestão de tempo

O trabalho remoto está cada vez mais amplo e necessário. Mas nem todo mundo está conseguindo focar nas tarefas a serem realizadas. Técnicas e apps de gestão de tempo podem ajudar a organização da rotina dentro ou fora de casa.
No home office, o que não faltam são distrações e afazeres que afastam a atenção do trabalho a ser entregue: a campainha toca, os filhos querem atenção, o cachorro late, o almoço não se fará sozinho, a pilha de roupas para lavar não diminui e a louça na pia já está te olhando feio. Pois é, não é fácil! Mas tem solução.

Tempo é investimento

O dia tem só 24 horas, mas o rendimento do tempo depende de como cada pessoa administra o relógio. Segundo David Allen, consultor de produtividade, o que pode ser controlado não é o tempo, mas sim você. Ou seja, a gestão de tempo tem mais ligação com a autogestão do que com as horas passando.
Allen inventou um método chamado “Getting Things Done”, conhecido como GTD, que no Brasil ganhou o título “A Arte de Fazer Acontecer”. Entre os princípios básicos ancorados na técnica está a anotação e divisão de tarefas por níveis de prioridade/contexto.
Como se fosse uma coleta de dados, ao colocar no papel ou em algum meio digital o que deve ser feito, a pessoa consegue esvaziar a mente para então visualizar a criação, resolução e execução do trabalho.
Sabendo gerenciar as escolhas de forma mais inteligente, a pressão por fazer tudo em um só dia acaba perdendo o sentido e a rotina fica mais leve. Uma das coisas mais importantes de manter como nota mental é: tempo é investimento. Avalie no quê e em qual momento suas horas serão investidas.
A primeira tarefa para colocar ordem na casa é ter um planejamento para que o fluxo de trabalho tenha melhor qualidade. Allen destaca ainda, em seu livro, que “autogestão é saber o que fazer a qualquer momento”.

Algumas dicas de gestão de tempo

• Identifique suas horas mais produtivas e os dias da semana mais tranquilos, assim terá uma ideia dos padrões de produtividade;
• Programe os afazeres por nível de complexidade e concentração, começando pelo mais difícil primeiro. Isso te dará o impulso necessário para seguir com tarefas menos exigentes depois;
• Quando possível, delegue tarefas e conte com a assistência da equipe para que possa desenvolver as mais desafiadoras;
• Para fazer melhor uso de seu tempo, tenha flexibilidade, assim poderá adaptar a programação semanal de acordo com as prioridades;
• Elimine as distrações. Checar as redes sociais mais atrapalha do que ajuda, então dê um jeito de não acessá-las ou receber notificações enquanto tem algo importante para entregar;
• Faça o exercício de impor prazos para cada coisa a ser entregue. Por exemplo: enviar ou responder 10 e-mails em 20 minutos. É como desafio para o cérebro se manter focado num determinado período de tempo;
• Reserve momentos de pausa, que é benéfica para que o trabalho siga num ritmo saudável e equilibrado. Parar para fazer uma atividade prazerosa ou apenas 10 minutinhos para se distrair com conteúdo divertido ou relevante pode te trazer insights criativos;

Quais aplicativos utilizar na gestão de tempo

Você também pode fazer da tecnologia uma grande aliada na gestão de tempo. Existem vários aplicativos no mercado que podem otimizar e organizar tarefas ao longo das semanas.

Para você

• FocusList: com o objetivo de manter o usuário com foco aprofundado em determinada tarefa, o app se baseia na técnica pomodoro, criada pelo italiano Francesco Cirillo, que determina a realização de tarefas críticas em 25 minutos, com intervalo de 5 minutos e descanso de 30 minutos a cada quatro ciclos. Por meio do software é possível monitorar os minutos e o planejamento de tarefas. Depois basta acompanhar o relatório gerado automaticamente.
• Streaks: nada como criar a força do hábito, não é? Se existe essa dificuldade, o app pode ser útil. Entre suas ferramentas está a listagem e monitoramento de tarefas, que podem ser simples, como praticar exercícios diariamente ou levar o cachorro para passear. A partir do momento em que não se cumpre a “promessa”, o usuário volta automaticamente para a estaca zero. Disponível em português.
  
  
• IFTTT: o app focado em automatização e controle de tarefas auxilia a produtividade ao reunir num lugar só todos os aplicativos e dispositivos importantes na rotina. Ou seja, através dele é possível gerenciar afazeres, e-mails, notícias, notificações de conversa, reuniões, documentos, redes sociais, entre outros. É a inteligência artificial a seu favor na hora da organização do dia, seja em casa ou no trabalho.
   
• fm: sabia que você pode fazer da música uma aliada na hora da concentração? Mas talvez seja preciso sintonizar a frequência certa. O app oferece playlists prontas de música funcional, ou seja, desenvolvidas cientificamente para estimular o cérebro, mantendo o usuário focado. As opções servem para se concentrar, meditar, dormir ou relaxar.
  

Para a empresa

• Clockodo: destinado a pequenas e médias empresas, o programa com sistema na nuvem rastreia funcionários e tempo de projeto. O app permite acompanhamento do horário de trabalho, supervisionamento de recursos e emissão de faturas. Conta ainda com calendário de equipe, cronômetro e outras ferramentas.
  
  
• iFlow: a plataforma de recursos humanos faz acompanhamento de funcionários, gerando uma planilha de horas trabalhadas, folgas e eventos, como reuniões ou workshops da empresa. O app pode ser compartilhado com a equipe para que cada um adicione seus compromissos no monitoramento. Foi desenvolvido especialmente para ajudar as empresas do setor de comércio, hospitalidade e TI.
• ActiveCollab: o software de gerenciamento de projetos foi criado para profissionais da área criativa. Auxiliando o foco, o app organiza o trabalho em tarefas e subtarefas, define prioridades e mantém a conexão e colaboração da equipe com os clientes em tempo real.
• Bitrix24: se você não tem como investir numa boa ferramenta agora, esse é um conjunto 100% gratuito de recursos de CRM, colaboração e comunicação. A plataforma inclui ainda gerenciamento de calendário, documentos, tarefas, tempo e projetos, que são integrados em um só ambiente de estilo social que incorpora perfis de usuários, bate-papo e videoconferências.
• ProjectHours: projetado para pequenas e médias empresas, o app é dedicado a monitorar o tempo total que foi investido em projetos e atividades organizacionais. Entre as ferramentas estão cronômetro, atribuição de taxas por hora e download dos relatórios do Excel. O software funciona em nuvem e pode ser compartilhado com a equipe.