“Não tenhamos pressa, mas também não percamos tempo”
A frase do escritor português José Saramago reflete bem a necessidade de saber gerenciar o próprio tempo. Seja na vida pessoal ou no escritório, o tempo parece estar passando cada vez mais rápido.
Sabemos que muitas vezes as demandas do trabalho acabam se acumulando e os prazos vão ficando cada vez mais curtos, não é mesmo? Mas é possível organizar melhor a execução dessas tarefas utilizando técnicas de gestão de tempo.
Com o avanço da inteligência artificial, muitas ferramentas podem ser suas aliadas na hora de criar uma organização, impactando positivamente sua produtividade. Vamos conhecer algumas delas?
Gestão do tempo
O tempo é um recurso que não pode ser substituído. Isso quer dizer que quando ele passa, não se recupera mais. Esse fator é tão importante, que é aplicado na logística da maioria dos negócios.
Antes de conhecer algumas IAs que podem fazer a diferença no seu dia a dia, você precisa também adaptar a sua rotina e comportamentos. Afinal, a inteligência artificial é uma ferramenta, mas o responsável por gerir o tempo continua sendo você.
Para fazer uma gestão de forma eficiente é necessário:
- priorizar as tarefas mais importantes;
- identificar as atividades que consomem muito tempo e minimizá-las;
- evitar distrações;
- criar um cronograma realista.
Se você é o tipo de pessoa que se distrai facilmente, tente estabelecer metas mais objetivas para determinadas tarefas. Por exemplo: “preciso terminar esse relatório até às 11h para depois montar uma tabela até às 12h”. Isso ajuda a evitar que fique disperso durante o trabalho.
No entanto, lembre-se de que você não é uma máquina. Faça pausas entre uma atividade e outra, pois se acumular muito serviço de uma vez, também pode acabar perdendo a concentração por conta da exaustão.
É muito importante ressaltar que a gestão de tempo não se resume apenas a ser produtivo e trabalhar mais, mas sim trabalhar de forma efetiva. Ao invés de se concentrar em quantas horas você trabalha por dia, por que não focar na qualidade do serviço realizado?
Benefícios da gestão de tempo
Saber gerir o tempo traz muitos benefícios, como::
- Melhora na produtividade;
- Redução do estresse;
- Melhora na qualidade do trabalho;
- Desenvolvimento de habilidades de liderança e organização;
- Melhora da reputação profissional.
Ferramentas para otimizar o tempo
Há muitos aplicativos disponíveis no mercado que ajudam a organizar melhor o tempo, com muitos tendo auxílio da inteligência artificial para aprimorar as funções e serem mais assertivos com as necessidades do dia a dia. Confira alguns.
Copilot
Alimentado pelo ChatGPT, o Copilot da Microsoft usa IA generativa para redigir textos no Word, criar apresentações em slides no PowerPoint e analisar dados no Excel para gerar tabelas e gráficos.
No Outlook, o Copilot consegue resumir tópicos de um e-mail e também fazer resumos de reuniões no Teams. Vale ressaltar que esse serviço está sendo liberado aos poucos pela Microsoft.
Rescue Time
Você é o tipo de pessoa que se distrai olhando sites paralelos na internet durante o trabalho? O Rescue Time utiliza IA para observar o seu comportamento no celular ou no computador e pode ajudar a melhorar o seu foco.
Os relatórios mostram onde você está gastando mais tempo, quais sites atrapalham a sua produtividade e quanto tempo você fica nas redes sociais. A ferramenta também pode bloquear sites para que você tenha total atenção ao trabalho.
Pomofocus
Ainda sobre a questão de procrastinação, uma saída é utilizar timers para cronometrar tarefas e assim ter um controle manual do tempo. Existem diversos aplicativos para isso e um deles é o Pomofocus, que é gratuito.
Você pode programar ciclos levando em conta o tempo estimado para cada tarefa e as pausas para descanso entre uma atividade e outra.
Google Calendar
Você já teve uma agenda física? Antes dos computadores, ela era uma forma bastante popular e efetiva de anotar todos os compromissos de cada dia. Você pode ter essa agenda de forma digital por meio do Google Calendar.
Assim como na agenda tradicional, pode-se colocar todos os compromissos no aplicativo, além de separar por equipes e adicionar informações extras para cada tarefa, como, por exemplo, links de reuniões online.
Trello
Essa ferramenta utiliza o sistema kanban para organização de tarefas, ou seja, você cria um quadro com diversas colunas, geralmente envolvendo o status de uma determinada tarefa (aberto, em andamento, concluído, etc.).
Nas colunas do Trello, você adiciona cartões com as tarefas e pode movê-las facilmente de coluna, conforme elas forem progredindo. Nele, é possível incluir links, documentos, imagens e vídeos.
Zoom IQ
Essa é muito útil para o profissional que precisa participar de diversas reuniões de forma remota ao longo da semana. O Zoom IQ utiliza recursos da inteligência artificial para resumir o conteúdo de reuniões em tempo real.
O mecanismo também consegue resumir conversas de bate-papos, redigir e-mails com base nas conversas e organizar uma agenda para futuras reuniões com base nos tópicos tratados.
Agora que você conhece as principais ferramentas, não perca tempo e coloque-as em prática no seu dia a dia!
