Muitas empresas estão adotando a tecnologia como ferramenta aliada do home office para tentar minimizar os efeitos econômicos que o isolamento e a pandemia do novo coronavírus têm causado às companhias. O teletrabalho ganhou força nas últimas semanas e as plataformas de vídeo, como o Teams, da Microsoft; Zoom; Hangouts do Google e o WhatsApp se transformaram ferramentas importantes de trabalho.
Segundo Alessandra Nogueira, professora do MBA em RH do IAG – Escola de Negócios da PUC-Rio, o momento atual não tem precedentes e tudo ainda é muito novo no mercado de trabalho.
Ela diz que o home office exige sobretudo planejamento e organização e aconselha a criação de uma rotina, com horários para iniciar, pausas e momentos para reflexão e lazer. “Muitos de nós estamos sentindo que estamos trabalhando até mais. Isto porque muitas vezes não estamos realizando os acordos necessários para que esta relação seja produtiva e ao mesmo tempo respeitosa”, avalia.
Há diversas ferramentas para ajudar nessa nova realidade. Confira alguns exemplos a seguir:
Teams, Zoom, Hangouts e WhatsApp
Ferramentas que possibilitam chamadas de vídeo e que podem adicionar várias pessoas às conversas
Dropbox e OneDrive
Os dois programas a armazenam e compartilham arquivos, fazem backup automático e oferecem espaço extra para cada pessoa que você recomendar.
Mega
Nuvem com alto índice de segurança e privacidade, pois tudo é criptografado. Ideal para armazenar dados confidenciais.
Mindmeister
Cria mapas mentais para organizar as ideias. Permite diversos usuários para brainstorming.
Pocket
Permite salvar textos, artigos e vídeos para ler depois e de qualquer lugar.
LogMeIn
Acessa, gerencia e dá suporte a computadores remotamente.
Aplicativos que auxiliam pessoas com diferentes responsabilidades a chegar a um mesmo objetivo: finalizar juntos um projeto. Compartilham arquivos, definem prazos, atribuem tarefas, centralizam feedbacks.
Harvest
Gerencia o tempo utilizado em cada tarefa. Também utilizado para trabalhos em equipe.
Webex
Aplicativo para reuniões online. Permite marcar encontros profissionais, discutir projetos, compartilhar documentos, fazer videoconferências.
ScreenHero
Ferramenta colaborativa que combina voz, vídeo e compartilhamento de tela.
Para gerenciar o tempo no home office.
Highrise
Aplicativo de agenda profissional com possibilidade de incluir diversos tipos de informação dentro de cada contato.
Remember the Milk
Aplicativo especialista em listas. Gerencia e organiza a rotina do home office, os compromissos e as anotações pessoais.
Timely
Agenda que organiza a rotina ao mesmo tempo em que calcula a quantidade de horas trabalhadas em cada projeto, gerando relatórios para o cliente.
Toggl
Aplicativo de controle de horas (efetivamente) trabalhadas. Permite criar um gráfico para analisar quais tarefas estão tomando mais tempo.
RescueTime
Calcula quanto tempo é gasto em cada site, buscando mais produtividade e equilíbrio entre vida e trabalho, uma vez que no home office esta fronteira fica menos clara. É ideal para quem perde muito tempo checando e-mails ou nas redes sociais. Permite inclusive bloquear alguns sites por períodos do dia.
TimeSheet
Aplicativo do Google para Android que permite gravar e calcular horas trabalhadas através de comando de voz.
Preparando o ambiente de trabalho remoto
Além de se preocupar com a ferramenta mais adequada para o trabalho, é importante prestar atenção em outros aspectos. Alessandra diz que para fazer as reuniões no home office é fundamental se preparar como se estivesse presencialmente no escritório.
“Se arrume e esteja preparado para o fato da câmera ser ligada. Prepare-se para a discussão, reúna os dados. Comunique a família que estará em reunião e peça para não ser incomodado”, aconselha Alessandra, que também é líder de recursos humanos com experiência no Brasil e na América Latina em empresas multinacionais de consumo como Gillette Company, S.C, Johnson Wax, L’ORÉAL e The Coca-Cola Company.
Além disso, veja também se o fundo de sua chamada por vídeo não irá chamar mais atenção que você. Se as coisas estiverem bagunçadas ou você estiver trabalhando no quarto do seu filho, que tal utilizar o borrador de fundo (no Teams existe esta facilidade) ou um fundo virtual que é oferecido em alguns aplicativos de conectividade.
“Independente se é líder ou liderado, aprender novas competências será fundamental também. Há muito conteúdo bom e gratuito. Não esqueça de reservar um tempo na sua agenda para poder investir no aprendizado”, afirma a professora.
Tempo das reuniões
Em geral, segundo a neurociência não conseguimos manter o foco por mais de 50 a 60 minutos. Além disso, em reuniões virtuais, por vezes você tem que ficar parado escutando os demais colegas ou apenas de forma passiva ficar assistindo à uma apresentação.
“O ideal é que aquele que está facilitando a reunião faça com que todos participem. Seja chamando pelo nome, fazendo uma pergunta ou realizando a técnica de perguntas abertas para gerar a reflexão e participação contribuindo para a co-criação”, diz a especialista.
Definir também o que é esperado da reunião, o que tem que ser decidido, qual a meta a ser alcançada ajuda a manter a reunião produtiva e com foco em resultados.
Veja algumas dicas para tornar o trabalho remoto mais produtivo:
• Ter um lugar mais quieto ou com menor fluxo de circulação. Isto vai ajudar bastante a reduzir o estresse. Além de poder abrir um espaço para que você gere foco.
• Criar uma lista ajuda bastante a gerar a produtividade e realizar os alinhamentos e desenvolvimento de rotinas necessários.
• Fatiar o trabalho em blocos de 1 hora com diferentes atividades. Se em um bloco você tem que escrever uma recomendação ou realizar uma análise, entre estes blocos faça uma pausa para um café ou falar com a família.
• Não agende reuniões uma atrás da outra, isso cansa muito o cérebro.
• Usar por vezes sons relaxantes como sons da natureza, músicas que te acalmam é bom também para trazer um foco e tirar o estresse físico e mental que poderá estar vivenciando nestes tempos.
Depois de um dia de trabalho, que tal desconectar um pouco dos eletrônicos? Se mora com outras pessoas, aproveite para ficarem mais juntos e conversarem. Se mora sozinho, que tal ligar por voz para um amigo que não fala a muito tempo? Compartilhe com a gente sua experiência.
