O modelo de trabalho home office tem ganhado força no Brasil e no mundo há alguns anos. Em 2016, a possibilidade de trabalhar fora do escritório já era oferecida por 37% das empresas do país, segundo levantamento da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt). Não é à toa: uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria (CNI), do início de 2017, mostra que 81% dos trabalhadores brasileiros desejam ter flexibilidade de local de trabalho.
Especialmente com a entrada de gerações mais jovens no mercado, o futuro das empresas parece inevitavelmente incluir a possibilidade de trabalho remoto. Mas instituir essa prática como uma forma sólida de atitude profissional que funcione e reverbere produtividade e motivação tanto a nível da empresa como do funcionário vai muito além de simplesmente dispensar o colaborador do escritório e permitir que ele leve o notebook para casa!
Neste artigo, você vai descobrir se o modelo home office é adequado para a realidade da sua empresa, ou para empreendedores e autônomos em geral, além de conhecer as vantagens de utilizá-lo e receber dicas sobre as melhores práticas para adotá-lo. No final, confira como a Alelo o implementou, e de que formas a empresa tem se adaptado ao modelo na prática.
Como funciona o trabalho home office?
Home office, Anywhere Office, Trabalho Remoto, Teletrabalho, Trabalho à distância, Trabalho portátil: são muitos termos para a prática que tem ganhado força no mercado brasileiro e global. O modelo home office consiste basicamente em criar um espaço alternativo e uma cultura para que seja possível oferecer ao colaborador uma estrutura de trabalho que permita executar todas as suas tarefas fora do escritório.
Não se trata, necessariamente, de um “trabalho em casa”, como a tradução literal do termo sugere. O colaborador pode trabalhar em um café, por exemplo, ou mesmo em um espaço de coworking. O importante é que tenha à disposição toda a estrutura necessária para realizar o trabalho previsto — como ferramentas de comunicação com o time e com clientes e acesso às informações necessárias da empresa.
O trabalho remoto, portanto, é bem mais do que simplesmente estimular que o colaborador leve o notebook para casa ou outro local que preferir. Ele envolve uma preparação cultural e sistêmica da empresa, ou seja, é necessário ter uma estrutura de suporte para o colaborador e ele mesmo precisa estar capacitado para trabalhar à distância. A alta produtividade é essencial, porém, o risco de também não dar certo é grande, pois deixa o colaborador livre e flexível para entregar uma tarefa que seja considerada de alta performance, dentro de uma estrutura não monitorada. Por essas e outras razões, como implementar este modelo de trabalho que ao mesmo tempo que gera flexibilidade, pode também ser vulnerável para a empresa?
Com a reforma trabalhista, o modelo foi regulamentado, ganhando um capítulo específico e tornando-se oficialmente um modo de trabalho formal. Agora, as empresas têm mais segurança jurídica para adotar a prática, desde que ela conste expressamente no contrato de trabalho.
A mudança abre portas para mais organizações trabalharem com o modelo, indo ao encontro da demanda dos próprios funcionários — especialmente de gerações mais jovens — e aproveitarem os diversos benefícios trazidos por ele. Veja a seguir quais são os principais!
Quais são as vantagens e desafios do trabalho home office?
Afinal, o home office traz benefícios reais para a rotina do trabalhador e para a produtividade do time? Descubra algumas vantagens e desafios do modelo:
Aumento do engajamento
O primeiro ponto a ser considerado é o aumento da qualidade de vida do colaborador. Simplesmente não precisar mais se deslocar até o escritório já traz um ganho de tempo considerável, que pode ser aproveitado para qualificação profissional — como participação em cursos de especialização — ou aprimoramento pessoal. Momentos simples, mas significativos, como a prática de exercícios físicos, tornam-se mais acessíveis quando o colaborador tem mais tempo disponível, e sua atitude profissional também muda o que pode impactar positivamente os indicadores de saúde da companhia como afastamento por doenças, por exemplo.
O aumento da qualidade de vida possibilita um maior engajamento com a empresa — afinal, um colaborador satisfeito com as condições de trabalho costuma estar mais disposto a colaborar para os objetivos do negócio.
Evidentemente, o modelo pode ser uma faca de dois gumes: se a implantação do home office não for conduzida corretamente, o comprometimento e a performance podem diminuir. O colaborador que não tenha à disposição todas as ferramentas de comunicação necessárias para manter um diálogo com o time, por exemplo, talvez se sinta menos integrado à equipe, o que gera um desequilíbrio em todo o organismo do projeto.
O desafio, nesse ponto, é aliar o conforto e a comodidade trazidos pelo modelo além de permitir pleno acesso aos instrumentos de trabalho para a realização de todas as tarefas.
Economia de recursos
Além de contar com profissionais mais motivados e, consequentemente, mais engajados para atingir os resultados, as vantagens do home office também estão relacionadas à redução de custos. Se o time não está trabalhando integralmente no escritório, pode-se contar com menos estações de trabalho, espaço físico reduzido, menos gastos com energia e computadores e outros equipamentos permanentemente ligados, por exemplo.
À primeira vista, podem parecer custos desprezíveis, mas, em longo prazo, representam uma economia significativa nas contas da empresa. Mais uma vez, a vantagem traz um desafio: é preciso se atentar aos custos com a estrutura fornecida para o colaborador que fará home office.
A lei menciona que a responsabilidade pelo fornecimento e manutenção dos equipamentos e infraestrutura necessários para o trabalho remoto, bem como o reembolso de despesas arcadas pelo empregado, devem estar previstas no contrato de home office.
Ganhos sociais
A própria responsabilidade social da empresa se torna mais sólida com o home office. 16% dos trabalhadores brasileiros levam entre uma hora e uma hora e meia no deslocamento para o trabalho. Quando se avalia quem gasta entre meia hora e uma hora nesse trajeto, o número sobre para 31% — é o que mostra um levantamento de 2017 da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), divulgado pela Revista Exame.
Possibilitar que os funcionários trabalhem em casa ou em locais mais próximos a suas residências é uma contribuição à diminuição do trânsito caótico das grandes cidades, além do aspecto ambiental, uma vez que o nível de poluição dos grandes centros também é impactado positivamente.
Como implementar o modelo home office na empresa?
Como foi dito, implementar o modelo home office não é mera questão de dispensar a presença no colaborador na empresa — é algo que envolve decisões estratégicas sobre a estrutura de trabalho da organização.
Os detalhes jurídicos
A Reforma Trabalhista prevê que o regime de trabalho home office precisa constar no contrato do colaborador, em que se apontam as obrigações da empresa e do time nesse modelo.
No caso dos colaboradores da Alelo foi feito um aditivo contratual para as áreas corporativas, que deixa claro que o trabalho remoto é opcional ao trabalhador, esclarecendo que custos atrelados à realização do trabalho (como por exemplo internet, energia elétrica, etc.) são de responsabilidades dele.
Estabelecer claramente quais são os deveres da empresa e dos colaboradores é importante como forma de segurança jurídica.
Preparação tecnológica
O quanto, em termos de tecnologia, a empresa está preparada para implementar um modelo home office? Todos têm notebook para trabalhar? O colaborador tem acesso aos documentos e arquivos de que precisa a partir de uma rede remota? Existe um sistema de segurança da informação para respaldar a empresa, caso a pessoa precise acessar remotamente informações confidenciais?
Essas são algumas questões que qualquer empresa que cogite implementar o home office precisa se fazer. Além disso, o trabalhador deve ter ferramentas para manter contato com os colegas e gestores e participar de reuniões à distância, ou seja, a empresa precisa avaliar se possui as ferramentas necessárias para realização da prática.
A jornada do colaborador que trabalha integralmente em home office não costuma ser medida pelo número de horas de trabalho, mas pela produtividade — ou seja, considera-se mais a entrega que o “ponto marcado”. Isso impacta na maneira como os líderes fazem a gestão da equipe, e exige, também das empresas, o cuidado na preparação da liderança para atuação nesse modelo.
Adaptação comportamental
Mais do que tudo, implementar o modelo de trabalho home office exige adaptações no mindset dos colaboradores. O trabalho remoto envolve mudanças de comportamento.
No modelo tradicional de trabalho, os colaboradores contam com a presença de colegas e gestores na empresa. No trabalho remoto, passam a atuar longe de tudo isso, o que demanda mais autogestão do que em um trabalho no formato tradicional.
Por isso, quanto mais treinamentos e ações de capacitação forem realizadas sobre temas relacionados à produtividade, autogestão, gestão do tempo e organização da rotina, melhor, já que o público estará mais preparado para trabalhar à distância. Não são necessariamente ações “em sala de aula”, mas também com ações de comunicação e capacitação à distância (como por exemplo treinamentos online, conteúdos curtos em formato de dicas, artigos, videoaulas, etc.)
Uma pauta recorrente nos boletins informativos da empresa, com dicas sobre boas práticas de home office, também é feita. Além disso, a empresa reuniu um grupo de “guardiões” do modelo – representantes de cada diretoria da organização que reúnem feedbacks dos colaboradores e atuam como impulsionadores da prática, compartilhando com o time de Recursos Humanos as principais necessidades das áreas.
E a preparação não é apenas do colaborador, mas também dos gestores, cujo foco de gestão não mais deve estar nos horários ou jornada dos colaboradores, mas sobre os resultados que eles entregam, independentemente de onde estejam realizando o trabalho.
Também é muito importante que as lideranças da empresa “comprem” a ideia do home office e entendam todos os benefícios e desafios que ela traz. É preciso contar com líderes que acreditam no modelo, caso contrário os colaboradores podem ter receio de trabalhar distantes da empresa.
Preparação e Acompanhamento da prática de Home Office
Os testes do modelo de home office duraram um ano na Alelo, envolvendo realização de pilotos com grupos de controle e avaliação dos aspectos trazidos pelo grupo quanto à experiência do trabalho remoto. O mais indicado é que a prática não seja implementada para todos os colaboradores no primeiro momento. É essencial acompanhar produtividade, utilização de ferramentas à distância e comunicação em um grupo de controle, antes de expandir a prática.
Após alguns meses testando o modelo, a Alelo fez uma pesquisa para entender como foi a percepção sobre a nova rotina, apurando então os indicadores que mostraram a percepção dos colaboradores e gestores quanto a vários aspectos da pratica adotada: produtividade, gestão, comunicação, uso de ferramentas, etc. Esses indicadores retroalimentaram e geram ações de melhoria. Saber qual foi a receptividade dos participantes é uma ação que deve acontecer de maneira recorrente, medindo a efetividade do modelo e avaliando possíveis evoluções.
Agora que você entendeu melhor como funciona o processo de implementação do modelo de trabalho home office, que tal dividir seu conhecimento com mais gestores? Basta compartilhar este post nas suas redes sociais!
Leia mais sobre o assunto em nosso post mais recente sobre Ferramentas para Home Office.
