Onboarding: as boas-vindas ao novo colaborador

A chegada de um novo colaborador a uma empresa é carregada de expectativas. De um lado, aquele friozinho na barriga de começar um novo desafio. Do outro, um time e uma liderança que não vêem a hora de contar com as competências do novo profissional.

Por esse motivo, a equipe de Gestão de Pessoas precisa cuidar deste momento desafiante chamado de onboarding.

Traduzido do inglês, a integração ou socialização organizacional, são ações que visam garantir que o funcionário recém-contratado tenha todo o suporte necessário para começar com o pé direito.

Além é claro, de receber as boas-vindas dos novos colegas de trabalho e se sentir parte do time.

Para isso, o Blog da Alelo preparou este conteúdo para te ajudar a conduzir o processo de onboarding, e apoiar o novo profissional na hora de “vestir a camisa” da empresa. Vamos nessa?

O que é onboarding?

Onboarding é o processo de integração de um novo funcionário, que começa desde o contato inicial com a empresa e se estende até os primeiros meses de trabalho.

Assim, o colaborador é apresentado à cultura da empresa e aos valores pregados pela organização, bem como suas atribuições no novo cargo, como:

• história e valores da empresa;
• as principais áreas de atuação;
• o objetivo perante o mercado;
• o alinhamento dos times e metas das entregas, além de outros detalhes de seu trabalho diário.

O tempo para a finalização do onboarding depende de vários fatores, como o tamanho da empresa e o cargo em questão.

Geralmente, a parte mais prática, com treinamentos, apresentações, etc, não ultrapassa 15 dias. Mas é importante que, durante os três meses de experiência, a equipe de Recursos Humanos continue a avaliar a adaptação do contratado e dê a ele constantes feedbacks.

Qual é a importância do onboarding para empresa?

Um alinhamento correto durante o onboarding faz com que o novo colaborador esteja adaptado à nova função o mais breve possível.

Além do mais, uma integração bem executada resulta em outros aspectos favoráveis, como:

• Retenção de talentos: a probabilidade de permanência na empresa a longo prazo é maior quando colaboradores se sentem acolhidos e valorizados desde o início;

• Redução do turnover: estudos apontam que o custo médio para substituir um funcionário fica entre 48 e 71% do salário do profissional. Desse modo, a prática de onboarding é importante para que as pessoas se sintam parte da empresa e não queiram deixar o posto de trabalho;

• Maior engajamento: um levantamento da Gallup aponta que apenas 27% dos profissionais são ativamente engajados. Colaboradores comprometidos e dedicados buscam constantes maneiras de melhorar seu desempenho e colaborar com seus colegas e líderes;

• Diminuição do absenteísmo: sinônimo para ausência, o absenteísmo significa a falta de pontualidade, atraso ou mesmo o não comparecimento ao ambiente de trabalho. Ou seja, altas taxas de absenteísmo em uma empresa indicam que algo não anda bem.

Como fazer com que o onboarding tenha êxito

Para que o onboarding tenha sucesso e que o novo colaborador logo alcance o sentimento de pertencimento à empresa, algumas etapas são necessárias.

Para isso, existem os 4 C’s do onboarding: conformidade, clarificação, cultura e conexão.

Conformidade (Compliance)

Esse é o primeiro nível do processo de integração de novos colaboradores.

É nesse momento que a empresa apresenta as principais políticas da companhia, por exemplo: políticas internas, termos de confidencialidade, regulamentos e outras normas relevantes.

Isso é feito por meio de treinamentos e orientações sobre como cumprir as leis e os regulamentos aplicáveis ao trabalho, prevenindo uma série de problemas futuros, como:

• Riscos de não entendimento sobre a empresa;
• Proteção à reputação da marca;
• Promoção de um ambiente de trabalho seguro e saudável.

Clarificação (Clarification)

Segunda etapa do onboarding, se refere ao esclarecimento das expectativas em termos de desempenho e comportamento do colaborador.

Elucidar essas expectativas o ajudará a entender como ele poderá contribuir com o sucesso da empresa e assim, adquirir senso de equipe.

O esclarecimento pode incluir informações sobre a estrutura organizacional da empresa, a missão e visão da organização, as políticas e procedimentos, além de questões mais específicas relacionadas à área em que o novo funcionário irá atuar.

Cultura (culture)

É importante que o novo colaborador seja apresentado à cultura e aos valores da empresa logo no início. Assim, ele poderá se integrar mais facilmente ao ambiente de trabalho.

Os princípios orientam o comportamento dos membros da equipe, e os mais comuns englobam conceitos como:

• Honestidade;
• Ética;
• Respeito;
• Satisfação;
• Motivação;
• Senso de justiça

Conexão (Connection)

Um novo colaborador se sentirá mais conectado e valorizado se for recebido com simpatia e entusiasmo pelos demais membros da equipe. Uma recepção calorosa ajuda a mostrar ao novo colaborador que a empresa valoriza sua contribuição.

A realização de eventos fora do horário de trabalho é uma estratégia pertinente e que pode ser bem utilizada pela empresa como parte da integração entre o novato e a equipe.

O happy hour corporativo ou mesmo um almoço de confraternização,por exemplo, são muito válidos para cultivar elos de amizade entre os colaboradores.

Outra tática para criar essa conexão rapidamente é, de início – preferencialmente no primeiro dia de trabalho –, disponibilizar ao novo colaborador tudo que ele precisa para trabalhar com conforto e eficiência, como mesa, computador, acesso a e-mail e crachá.

Onboarding no home office

Muitas empresas optaram nos últimos anos por colocar a equipe em trabalho remoto, o famoso home office.

Dessa maneira, é importante que o onboarding seja adaptado a esse contexto:

• Disponibilize plataformas de comunicação eficazes, como: e-mail, mensagens instantâneas, videoconferências e softwares de gerenciamento de projetos para garantir que as informações estejam disponíveis e acessíveis;

• Como não há mais uma estrutura física para apresentar ao novato, substitua isso por momentos de integração digital. Os funcionários mais antigos na companhia podem compartilhar suas histórias, e o novo colaborador falar sobre seu histórico profissional, por exemplo;

• Mantenha uma comunicação aberta e regular, com o agendamento de reuniões periódicas para acompanhamento do novo funcionário. É importante fornecer feedback, esclarecer dúvidas e garantir que ele se sinta apoiado e integrado.

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