Se você é dono de um estabelecimento, provavelmente já se deparou com o termo quebra de caixa. Mas vale lembrar que em âmbito comercial, o termo pode ter dois significados diferentes.
Ele pode dizer respeito à falta do valor esperado no caixa ou à parcela de natureza salarial que compõe a remuneração dos colaboradores que trabalham diretamente em caixas, tesouraria ou financeiros, conforme aponta o Jusbrasil.
Pensando nisso, preparamos um texto para falar um pouco mais sobre quebra de caixa, explicando, especificamente, mais sobre o seu papel para descrever a diferença entre o valor esperado em caixa e o montante real encontrado ao realizar a contagem do dinheiro no caixa!
A quebra de caixa é um desafio comum no dia a dia de negócios que trabalham diretamente com dinheiro, mas pode ser controlada com práticas adequadas de gestão e tecnologia. E vamos apresentar algumas dicas para essa organização do financeiro do seu estabelecimento comercial.
Vamos nessa?
O que é quebra de caixa?
A quebra de caixa é um termo frequentemente utilizado no setor financeiro e no comércio para se referir à diferença que pode surgir entre o valor registrado no caixa e o valor efetivamente encontrado ao final do expediente.
Por exemplo, ao final do dia, o estabelecimento comercial soma R$ 5.000 no registro, mas na hora de contabilizar, o valor em dinheiro é de R$ 4.950. Ou seja, há uma “quebra” de R$ 50.
Essa situação pode ocorrer tanto por erro humano quanto por fatores externos, como fraudes ou problemas operacionais. É uma variação não planejada. Por essa razão, diferencia-se de custos fixos ou variáveis, que são previstos dentro da gestão financeira.
Mas, além disso, o termo pode se referir a uma gratificação legal ao colaborador que trabalha em caixa, segundo mostra o artigo 457, § 1º da CLT. Esse valor serve como um estímulo para esses profissionais que manuseiam dinheiro diariamente. Para saber mais sobre esse benefício, acesse aqui.
Neste texto, porém, vamos focar especificamente na quebra de caixa como a diferença entre o saldo teórico (calculado pelo sistema ou registros) e o saldo real disponível no caixa ao término de um período de trabalho.
Como ocorre a quebra de caixa?
É importante lembrar que a quebra de caixa pode acontecer por diferentes motivos. Por isso, é fundamental uma boa organização para evitar mais problemas.
Alguns dos principais motivos para essa diferença de valor no financeiro do estabelecimento comercial são:
- Erros de cálculo: ao fechar o caixa, podem ocorrer erros na soma do dinheiro e isso levar a um valor diferente do esperado;
- Trocos incorretos: se os trocos forem dados de forma errada, pode haver um desvio no valor total do caixa.
- Furtos: em casos mais graves, a quebra de caixa pode ser resultado de furtos ou roubos. Embora seja menos frequente, vale a pena estar atento a isso;
- Outras falhas operacionais: problemas com o sistema de pagamento, perda de notas ou moedas, entre outros fatores, podem contribuir para a ocorrência de quebras de caixa.
Por que a quebra de caixa é um problema?
A quebra de caixa pode ser um problema para o colaborador responsável pelo caixa e para o estabelecimento comercial.
Para o funcionário, pode gerar descontos em seu salário ou até mesmo demissão, caso seja comprovada alguma irregularidade. Para os estabelecimentos, representa uma perda financeira e pode gerar problemas contábeis.
O que diz a CLT sobre essa situação?
O Artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) trata das condições em que é permitido ao empregador efetuar descontos nos salários do empregado, desde que seja um termo pré-estabelecido no contrato de trabalho.
Segundo o texto, “ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo”.
Ou seja, isso significa que o desconto de valores no salário do profissional responsável pelo caixa do estabelecimento por quebra de caixa não pode ser feito sem respaldo legal ou contratual.
Caso exista previsão contratual, o desconto poderá ser aplicado, desde que respeite as condições previstas.
Esta norma busca proteger o salário do colaborador, impedindo descontos arbitrários ou injustos por parte do empregador. Ele estabelece regras claras para que eventuais abatimentos sejam devidamente justificados, garantindo o equilíbrio na relação de trabalho.
Como evitar a quebra de caixa?
Há algumas medidas que podem ser adotadas para minimizar os riscos de quebra de caixa.
O mais importante é o treinamento dos colaboradores para que eles estejam cada vez mais atentos para as operações serem realizadas de forma correta.
Os profissionais precisam conhecer os sistemas com os quais vão trabalhar para não terem dificuldades no manuseio e organização do dinheiro do caixa.
Não deixe de estabelecer procedimentos claros para registro de vendas, troco e fechamento de caixa, e realize contagens diárias do dinheiro no início e no final do expediente para evitar surpresas – faça uma segunda checagem para garantir que o valor esteja correto.
Além disso, pode ser interessante fazer controles internos rigorosos, como contar com softwares e tecnologias avançadas, ajudando a identificar e prevenir fraudes.
Ainda, a utilização de sistemas de pagamento eletrônicos pode reduzir a quantidade de dinheiro em espécie no caixa, diminuindo os riscos de perda e erros.
Outra prática que pode ser muito benéfica são as auditorias regulares, que permitem identificar e corrigir problemas antes que eles se tornem maiores.
A importância do treinamento dos funcionários
Em algumas empresas, os operadores de caixa são responsabilizados financeiramente pela quebra de caixa, o que pode gerar desconforto e até questões jurídicas.
Esse tipo de prática deve ser adotado com cuidado, seguindo as leis trabalhistas aplicáveis, para evitar penalizações indevidas ao colaborador.
Por isso, o treinamento dos colaboradores é fundamental para evitar esse tipo de problema. Quando o profissional compreende bem o sistema, o dia a dia, e a importância da função dele para o estabelecimento comercial, é possível diminuir as chances de quebra de caixa.
Quais são as responsabilidades do empregador e do empregado?
O operador de caixa deve garantir que as operações financeiras e o manuseio de valores sejam realizados de acordo com os procedimentos estabelecidos pela empresa.
Ainda, o colaborador deve ser orientado para que informe imediatamente qualquer erro ou diferença no caixa.
Em casos de quebra de caixa, o empregado deve contribuir com as investigações, fornecendo detalhes precisos sobre o ocorrido.
Já o empregador deve estabelecer e comunicar claramente as regras sobre como lidar com quebras de caixa, incluindo as medidas aplicáveis em casos de reincidência ou fraudes.
Por fim, as tecnologias podem ajudar a registrar e monitorar as entradas e saídas do caixa.
Como gerir a quebra de caixa?
Gerir a quebra de caixa de forma eficaz exige equilíbrio entre prevenção, tecnologia e uma gestão justa das responsabilidades.
Ao identificar uma quebra de caixa, analise os registros e relatórios para determinar a causa (erro humano, falha do sistema, ou outra razão).
Sempre mantenha um diálogo claro e direto com o colaborador responsável, sem acusações e ações precipitadas. Ainda, documente os casos de quebra de caixa, incluindo a apuração dos fatos e as ações tomadas, para criar um histórico de controle.
Assim, será possível resolver a questão com tranquilidade e prevenir que outros casos venham a ocorrer.
Saiba mais sobre gestão!
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