Considerar a utilização de um sistema de gestão empresarial em seu negócio é provavelmente uma boa ideia.
O bom funcionamento de um negócio depende da maneira como é conduzido, ou seja, o modo como é feita a sua gestão. E esta implica em realizar os objetivos da organização de uma forma eficaz e eficiente, por meio do planejamento, da liderança e do controle de recursos, segundo o livro Gestão Empresarial, de Mauro Côrte Real, professor adjunto da Universidade Luterana do Brasil (Ulbra-RS) nas áreas de administração e gestão tecnológica.
Se antes as tarefas eram realizadas manualmente, agora sua automatização contribui para a maior eficiência nos controles, atividades e demandas de uma empresa, qualquer que seja o seu tamanho – pequena, média ou grande.
É possível encontrar no mercado diferentes sistemas de gestão, conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, para os mais variados portes de empreendimentos. Os softwares conectam as diferentes áreas de um negócio, compartilham informações e oferecem relatórios e análises detalhados.
Uma venda, por exemplo, pode gerar informação ao financeiro (para a cobrança), ao administrativo (para o faturamento e a emissão de nota fiscal), ao estoque (para a saída do item) e para o departamento de compras (para a reposição). Sendo tudo feito de forma automática. Isso sem falar no registro da receita no fluxo de caixa, que é uma das mais importantes ferramentas de controle financeiro em qualquer negócio.
De acordo com o professor Cláudio Carvajal, coordenador acadêmico da Faculdade de Tecnologia FIAP, é imprescindível que qualquer empresa tenha o seu ERP. “As possíveis falhas que uma empresa possa vir a enfrentar deixam de acontecer”, disse Carvajal. Ao mesmo tempo, os softwares promovem acesso mais rápido e detalhado de relatórios que mostram de forma precisa os resultados do negócio, completou o coordenador. Ele disse ainda que os sistemas disponíveis atualmente são bem mais simplificados, levando, inclusive, à redução dos custos da empresa.
Para facilitar a escolha do melhor software para sua empresa, Nelson Mitsuo, professor de Sistemas de Informação da Universidade Presbiteriana Mackenzie, em São Paulo, dá abaixo algumas dicas:
O que observar ao escolher um software de gestão
- Faça uma radiografia do negócio – O primeiro passo é descobrir qual a maior necessidade da empresa e em que áreas a ferramenta é mais necessária – financeira, compras, vendas ou para o RH, por exemplo. Depois, é preciso descobrir a solução capaz de atender às demandas da área prioritária.
- Pesquise os programas e faça uma experimentação – Em geral, essas ferramentas permitem uma espécie de test drive. A maioria dos fornecedores oferece um período gratuito aos potenciais clientes, para eles descobrirem qual a melhor opção para as necessidades da empresa. O usuário poderá navegar na plataforma e descobrir como será a adaptação no dia a dia.
- Não deixe que o preço seja fator determinante – Claro que o valor precisa ser levado em conta, mas, às vezes, a opção mais barata pode não atender às necessidades do seu empreendimento. O principal é saber quais são as demandas da empresa, fazer uma lista dos programas que podem oferecer a solução e depois compará-los durante o uso gratuito, levando em conta a usabilidade e o custo para, enfim, escolher um dos softwares.
Ao levar em conta esses dados, será mais fácil pesquisar a ferramenta que mais se adequa ao seu negócio. A adaptação será mais rápida e os bons resultados começarão a aparecer. Pode acreditar 😉
