Nos últimos meses virou comum ser um dos quadradinhos na tela do computador. As reuniões online se transformaram na forma mais segura de conduzir os encontros em tempos de pandemia e, ao que tudo indica, vão permanecer na rotina de trabalho por bastante tempo.
O desafio é conseguir tornar essas reuniões online mais produtivas e não apenas uma série de ligações para ocupar o dia de trabalho. Afinal, alguns estudos comprovam que pode ser um problema engajar grandes grupos em uma mesma questão e promover um encontro que realmente resulte em decisões concretas.
Em 1913, o engenheiro francês Max Ringelmann iniciou um estudo sobre o trabalho em equipe que pode ajudar a compreender porque muitas vezes as reuniões online não são tão eficazes. Em um experimento com alguns indivíduos, Ringelmann pediu a uma equipe que puxasse uma corda. Depois, pediu que indivíduos, separadamente, puxassem a mesma corda. Ele percebeu que quando as pessoas trabalhavam como indivíduos se esforçavam mais do que quando trabalhavam em equipe. Esse é o chamado “Efeito Ringelmann”, que diz que quanto maior o grupo, menor a responsabilidade que cada indivíduo sente para garantir o sucesso.
Como tornar as reuniões online mais produtivas na prática
Justamente para evitar esse efeito de dissolução da responsabilidade e garantir que os colaboradores se sintam parte fundamental do time, há algumas dicas que podem ajudar a ter reuniões online mais produtivas.
A primeira recomendação começa já na hora do agendamento. “Se possível, o ideal é agendar as reuniões com uma certa folga, para que exista um intervalo de fato entre um call e outro. Isso possibilita assimilar o que foi discutido em uma conferência e se preparar adequadamente para a próxima”, diz Ana Guimarães, gerente sênior de recrutamento da Robert Half, consultoria de recursos humanos.
O Blog da Alelo conversou com especialistas e preparou algumas dicas importantes para ajudar nesse novo formato de encontros em um momento que pede empatia e compreensão. Confira a seguir:
1 – As reuniões sempre podem ser mais produtivas
É fundamental que a empresa crie um manual de como se portar em reuniões com dicas como a iluminação adequada do ambiente, evitar locais com ruídos, garantir a qualidade da conexão e prestar atenção na apresentação. Além disso, todos os participantes devem ser orientados a manter o microfone no mudo quando uma pessoa estiver falando para evitar interrupções e ruídos na comunicação.
2 -Escolha um líder para a reunião online
É importante que uma das pessoas presentes na reunião seja eleita o moderador do encontro de forma explícita. Este membro da equipe, não necessariamente o chefe, é responsável por dar as boas-vindas, checar o bem-estar dos demais participantes em tempos de pandemia e elencar os pontos de discussão naquela reunião. Cabe ao líder também reforçar as regras da ligação, como orientar os integrantes a colocar o microfone no mudo durante a fala de um colega ou iniciar apresentações.
3 -De olho no tempo para manter a reunião produtiva
Não existe uma regra definida sobre a questão do tempo, mas os especialistas recomendam que seja respeitada a duração do convite da reunião. Para otimizar o tempo, além de evitar que o encontro se torne cansativo, o integrante moderador pode direcionar os temas novos para outros encontros virtuais.
4 -Preparação e agenda
O ideal é o que o líder da reunião envie previamente a agenda do encontro e também os materiais necessários para que todos se preparem e não se perca tempo com dúvidas desnecessárias. Ao longo da reunião, esta pessoa precisa ficar atenta para que o assunto central não seja desviado e se mantenha a objetividade e a produtividade.
5 – Conheça o contexto da reunião
Às vezes, os participantes se manifestam sem primeiro ouvir ou reconhecer o que foi dito. Em resposta, as pessoas podem repetir pontos anteriores, pois não se sentem ouvidos ou compreendidos. Tudo isso desacelera a reunião e leva a uma conversa frustrada e desarticulada. Essa dinâmica é ampliada em uma reunião virtual, na qual as pessoas geralmente conversam entre si. Por isso, antes de abordar um novo tópico reitere rapidamente o que você acabou de ouvir e mostre que está por dentro do assunto e que ouviu seus colegas.
6 -Mantenha o foco dentro da reunião
Apesar dos esforços para ouvir, é natural que sua mente divague durante a reunião. Ajuda ter um bloco de papel ao seu lado para anotar pontos da reunião e também as questões extras para pensar depois, como a necessidade de ir ao mercado ou pagar as contas, por exemplo. E se por acaso você perder algum momento da reunião não hesite em perguntar detalhes antes de começar a falar. É melhor questionar do que passar a impressão que não está ouvindo. Afinal, nada melhor do que contar com a compreensão do próximo.
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