7 dicas para se dar bem em uma reunião de trabalho

Não é à toa que o velho ditado popular diz que “a primeira impressão é a que fica”. Um estudo feito na Universidade de Glasgow, na Grã-Bretanha, mapeou o comportamento de pessoas ao se conhecerem e concluiu que a empatia (ou a falta dela) é construída em menos de um segundo. Uma das características mais levadas em consideração para os voluntários do estudo foi a confiança que a voz transmitia – o tom ao dizer “olá” é capaz de, imediatamente, formar a primeira impressão que alguém terá dela.

Por isso, quando você faz uma apresentação, chega a uma reunião ou entrevista com pessoas desconhecidas é imprescindível saber como garantir um bom primeiro contato — e também como fazer para que o encontro renda bons frutos profissionais. Para te ajudar, separamos sete dicas para se dar bem conhecendo novos possíveis parceiros de trabalho.

Preparação

Essa é a fase fundamental que antecede um encontro. Pesquise sobre a pessoa que vai encontrar (ao menos a pessoa que te receberá diretamente, em casos de reuniões com mais gente) e sobre a empresa que ela representa. Saber o contexto do setor de atuação ajuda a ter assunto. Identifique o perfil do seu contato com ajuda das redes sociais profissionais e busque pontos em comum para abordar na conversa e deixar o encontro mais amigável.

Roteiro Mental

As pessoas só conseguem ter fluência de fala quando constroem um roteiro mental. Por isso, planeje os pontos que você deseja abordar na conversa para fugir daqueles engasgadas e do silêncio constrangedor. Criar imagens e pensar nelas ao longo da fala ajudam a dar continuidade e fluidez quando você está se comunicando.

Identifique a sintonia

Observe os gestos da pessoa ao falar com você. Se a pessoa não está se movimentando, pode ser que ela tenha pouco interesse no que você está falando e pode ser hora de mudar o foco. Agora, se há movimentos dos pés, mãos e aceno com a cabeça, é um sinal que ela está interessada no assunto — contudo, esses movimentos repetidos muitas vezes podem sinalizar ansiedade.

Detalhes do corpo

Ao longo do encontro observe sinais do corpo de quem está ao seu redor. Pessoas com as pernas ou braços cruzados tendem a ser mais duras na negociação. Já aqueles que usam a palma da mão para fazer gestos mostram que estão no controle da situação, a posição contrária pode indicar que a pessoa está mais disposta a ceder.

Cuide da sua postura

Lembre-se que você também está sendo avaliado. Por isso, evite posturas que comunicam baixo nível de poder como corpo curvado, ombros caídos, cabeça para baixo e braços cruzados segurando os cotovelos. Em contrapartida, queixo erguido, mão na cintura e gestos amplos são alguns sinais físicos de autoridade que você pode usar.

Calcule sua fala

Uma das estratégias de comunicação é usar a lógica do jogo de ‘siga o mestre’. Tente ficar na mesma posição que a pessoa, use as mesmas palavras-chave em sua fala e aproxime seu tom de voz e velocidade da fala. Isso feito de uma forma discreta ajuda a estabelecer uma conexão emocional.

Fique atento ao contexto

É importante lembrar que nenhum gesto isolado deve conduzir sua postura em um encontro. Braços cruzados podem ser apenas frio, por exemplo. É preciso levar em conta o contexto entre gestos, palavras e ações.

O desafio é fazer tudo isso de forma natural, portanto comece aos poucos até se habituar a analisar seus parceiros de trabalho.