Quantas vezes ao final do dia você tem a sensação de que faltou tempo para fazer tudo o que precisava? Além de não ter conseguido terminar a lista de atividades que elaborou no começo do expediente, outras surgiram e seu planejamento ficou para trás. É hora de pensar se está centralizando demais as responsabilidades.
“A centralização engessa o negócio e impede que ele cresça”, diz João Gabriel Hargreaves, diretor do Instituto Gênesis da PUC-Rio. Segundo ele, dividir responsabilidades sinaliza o grau de maturidade do dono para engajar toda a equipe no cumprimento de objetivos e metas em comum. “Esse tipo de gestão favorece a melhoria da produtividade e dos resultados do empreendimento como um todo”, completa.
Nós preparamos quatro dicas para você aprender a dividir as responsabilidades. Bora ver?
Dicas para dividir responsabilidades
1- Separe as atividades
O primeiro passo é analisar o que pode (ou não) ser repassado à equipe. Liste as tarefas, defina quais as mais importantes para o negócio e analise se terá tempo suficiente para executá-las. Separe as atividades como “mais ou menos estratégicas”.
Isso ajuda a identificar as que podem ser divididas. Priorize as mais estratégias, como formação de parcerias, novos investimentos e planos de crescimento. O que estiver relacionado ao dia a dia da empresa, como elaboração de contrato, compra de insumos e envio de pedidos, pode ser delegado.
2- Conheça seu time
Realize um mapeamento dos profissionais que trabalham com você, identificando as principais características e competências.
Dessa forma, fica mais fácil escolher a pessoa mais qualificada para cada atividade. Sem isso, você corre o risco de escolher quem está mais disponível – e não mais preparado – para o trabalho.
3- Seja claro
A comunicação é parte crucial desse processo. Estipule com clareza os objetivos, prazo, critérios, prioridades e resultados esperados.
Tenha sempre certeza de que o funcionário tem todas as informações e materiais necessários para entregar o trabalho.
4- Acompanhe a execução
Delegar não significa se desligar totalmente. Estabeleça reuniões periódicas de alinhamento, a cada 15 dias por exemplo, para saber como está o processo e se o funcionário precisa de alguma ajuda.
Há, ainda, ferramentas online de gerenciamento de projetos, como o Trello e o Slack, que possuem versões gratuitas. Por meio delas, é possível acompanhar todos os passos de uma atividade.
Mas, não se esqueça de que cada colaborador tem uma curva de aprendizado e analise a melhor maneira de fazer com que ele atinja as metas.
A favor do negócio
Além de ajudar no desenvolvimento da equipe, que fica alinhada aos objetivos empresariais e passa a se sentir parte do negócio, a divisão de tarefas permite que você tenha uma agenda com responsabilidades que envolvam melhorias, inovações, crescimento do negócio e tomadas de decisões importantes.
Veja mais dicas para seu negócio no blog da Alelo.
